Migration von Version 7.x auf 10.x

Einleitung

Mit dem Update des Personalverzeichnisses von Version 7.x auf Version 10.x ändert sich insbesondere die Verwaltung der Zugriffsrechte für Stammdaten.

Das frühere Recht Hauptbenutzer wird nicht mehr verwendet. Stattdessen werden die Berechtigungen für Stammdaten gezielt über die jeweiligen Rechte und separaten Erfassungsformulare vergeben.

Typische Anwendungsfälle / Nutzen

Diese Migrationshinweise sind besonders relevant für:

Administratoren, die Benutzer- und Rollenrechte nach dem Update prüfen
Verantwortliche für die Einrichtung von Stammdatenformularen
Organisationen, die persönliche Rechte und Rollenrechte bisher über Hauptbenutzer gesteuert haben
die Vorbereitung einer kontrollierten Umstellung von Version 7.x auf 10.x

Nutzen:

klare Zuordnung der Rechte zu den jeweiligen Stammdaten
weniger pauschale Berechtigungen durch den entfallenen Hauptbenutzerstatus
einheitlicher Aufbau der Erfassungsformulare
nachvollziehbare Rechteprüfung nach der Migration

Voraussetzungen

Zugriff auf die System- oder Benutzerverwaltung
Übersicht über vorhandene Benutzer, Rollen und persönliche Rechte
Kenntnis der bisher über Hauptbenutzer vergebenen Berechtigungen
abgeschlossene Installation oder Aktualisierung auf Version 10.x
Zuständigkeit zur Prüfung und Anpassung der Stammdatenrechte

Wichtiger Hinweis: Prüfen Sie persönliche Rechte und Rollenrechte getrennt. Eine Berechtigung in einer Rolle kann die individuelle Rechtevergabe ergänzen oder abweichende Auswirkungen haben.

Ablauf auf einen Blick

Vorhandene Benutzer- und Rollenrechte aus Version 7.x erfassen.
Rechte identifizieren, die bisher über Hauptbenutzer ermöglicht wurden.
Passende Stammdatenrechte in Version 10.x zuweisen.
Zugriff auf separate Erfassungsformulare prüfen.
Bearbeitung im Hauptformular und in den Stammdatenformularen testen.
Ergebnisse dokumentieren und fehlende Rechte gezielt nachsteuern.

Änderungen in der Rechteverwaltung

Entfall des Rechts "Hauptbenutzer": Das frühere Recht zur "Erweiterung von Stammdatenlisten" über den Status Hauptbenutzer wird in der Version 10.x nicht mehr genutzt.
Separate Stammdaten-Erfassung: Für die Bearbeitung aller Stammdaten stehen jetzt separate Erfassungsformulare im Bereich Stammdaten zur Verfügung.
Konsistenter Aufbau: Die Anordnung dieser Formulare ist am Aufbau der TAB-Seiten im Hauptformular des Personalverzeichnisses (PV) ausgerichtet.
Zugriff im Hauptformular: Benutzer, denen ein Zugriffsrecht auf bestimmte Stammdaten erteilt wurde, können die entsprechenden Tabellen weiterhin direkt im Hauptformular PV bearbeiten.

Rechteprüfung nach dem Update

Prüfen Sie für jeden Benutzer und jede Rolle, ob die bisher benötigten Funktionen weiterhin verfügbar sind:

Öffnen des jeweiligen Stammdatenformulars
Anzeigen der relevanten Stammdaten
Hinzufügen neuer Stammdatensätze
Bearbeiten vorhandener Stammdatensätze
Bearbeiten der entsprechenden Tabellen im Hauptformular PV

Eine erfolgreiche Anmeldung allein bestätigt noch nicht, dass alle benötigten Stammdatenrechte korrekt übernommen wurden.

Handlungsbedarf

Da sich auch die Inhalte und Funktionen der übrigen Bearbeitungsformulare geändert haben, müssen alle Benutzerrechte - sowohl persönliche als auch Rollenrechte - vollständig geprüft und angepasst werden. So stellen Sie sicher, dass die erforderlichen Zugriffe im neuen System vorhanden sind.

Arbeitsweise und Nachverfolgung

Erstellen Sie vor der Anpassung eine Liste der Benutzer und Rollen mit Stammdatenzugriff.
Dokumentieren Sie, welches frühere Recht durch welches neue Recht ersetzt wurde.
Testen Sie die Rechte mit einem geeigneten Benutzerkonto aus der jeweiligen Rolle.
Prüfen Sie sowohl das separate Erfassungsformular als auch die Bearbeitung im Hauptformular.
Halten Sie Änderungen an Rollenrechten und persönlichen Rechten getrennt nachvollziehbar fest.

Hinweise zu Fehlerquellen: So vermeiden Sie Fehler

Hauptbenutzerrecht weiterhin vorausgesetzt: Prüfen Sie die konkreten Stammdatenrechte, statt den alten Status erneut als Grundlage zu verwenden.
Rollenrecht übersehen: Kontrollieren Sie neben persönlichen Rechten auch alle Rollen, denen der Benutzer zugeordnet ist.
Nur Anzeige statt Bearbeitung: Testen Sie ausdrücklich das Hinzufügen und Ändern eines Stammdatensatzes.
Hauptformular nicht geprüft: Ein Zugriff auf ein separates Formular bedeutet nicht automatisch, dass die Tabelle im Hauptformular bearbeitbar ist.
Zu weit gefasste Rechte: Vergeben Sie nur die Stammdatenrechte, die für die jeweilige Aufgabe erforderlich sind.
Migration nicht dokumentiert: Halten Sie die angepassten Benutzer- und Rollenrechte fest, damit spätere Rückfragen beantwortet werden können.

Typische Arbeitsszenarien

Administrator nach dem Update:

Prüfen Sie zuerst die Rollen und persönlichen Rechte und gleichen Sie sie mit den Aufgaben der Benutzer ab.

Bisheriger Hauptbenutzer:

Ermitteln Sie, welche Stammdaten dieser Benutzer bisher bearbeiten konnte, und vergeben Sie nur die dafür notwendigen Einzelrechte.

Benutzer kann Stammdaten anzeigen, aber nicht ändern:

Prüfen Sie, ob das Recht zur Bearbeitung und nicht nur das Anzeigerecht zugewiesen wurde.

Neue Stammdatenformulare einrichten:

Ordnen Sie die Rechte passend zu den Tabs und Funktionsbereichen des Hauptformulars an.

Rollenänderung nach der Migration:

Prüfen Sie die Auswirkungen einer Rollenänderung auf alle zugeordneten Benutzer und testen Sie die wichtigsten Arbeitsabläufe erneut.

Rechte für eine Vertretung vergeben:

Verwenden Sie eine passende Rolle oder gezielte persönliche Rechte und vermeiden Sie eine pauschale Vollberechtigung.

Fragen und Antworten

Frage: Wird das Recht Hauptbenutzer in Version 10.x weiter verwendet?

Antwort: Nein. Die frühere Funktion zur Erweiterung von Stammdatenlisten über den Status Hauptbenutzer entfällt.

Frage: Wo werden Stammdaten in Version 10.x bearbeitet?

Antwort: Für die Stammdaten stehen separate Erfassungsformulare zur Verfügung. Berechtigte Benutzer können bestimmte Tabellen zusätzlich im Hauptformular PV bearbeiten.

Frage: Müssen alle Benutzerrechte nach dem Update geprüft werden?

Antwort: Ja. Prüfen Sie sowohl persönliche Rechte als auch Rollenrechte, da sich Inhalte und Funktionen der Bearbeitungsformulare geändert haben können.

Frage: Kann ein Benutzer weiterhin im Hauptformular arbeiten?

Antwort: Ja, sofern ihm das erforderliche Recht für die jeweiligen Stammdaten zugewiesen wurde.

Frage: Warum kann ein Benutzer ein Formular öffnen, aber nichts speichern?

Antwort: Wahrscheinlich besitzt der Benutzer nur das Anzeigerecht. Prüfen Sie das Bearbeitungsrecht für die betroffenen Stammdaten.

Problemlösungen im Alltag

Wenn ein Benutzer nach der Migration keinen Stammdatenzugriff hat:

Prüfen Sie persönliche Rechte, Rollenrechte und die Zuordnung zur Organisation beziehungsweise Rolle.

Wenn der frühere Hauptbenutzer weiterhin alles bearbeiten soll:

Ermitteln Sie die tatsächlich benötigten Stammdatenbereiche und vergeben Sie die entsprechenden Einzelrechte gezielt.

Wenn nur ein separates Formular funktioniert:

Prüfen Sie zusätzlich das Recht für die Bearbeitung der entsprechenden Tabelle im Hauptformular PV.

Wenn Rechte scheinbar nicht wirksam werden:

Melden Sie den Benutzer erneut an und prüfen Sie, ob die Änderung in der richtigen Rolle oder im richtigen Benutzerkonto vorgenommen wurde.

Wenn eine Rolle zu viele Zugriffe ermöglicht:

Reduzieren Sie die Rollenrechte auf die für die Aufgabe erforderlichen Stammdaten und testen Sie die Auswirkungen anschließend erneut.

Wenn nach der Umstellung unklar ist, welches Recht fehlt:

Vergleichen Sie den gewünschten Arbeitsschritt mit den verfügbaren Stammdatenformularen und prüfen Sie Anzeige-, Erstell- und Bearbeitungsrechte einzeln.