Dokumentation interner Wachausbildungen

Durch die ordnungsgemäße Dokumentation und Verwaltung interner Wachausbildungen stellen Sie sicher, dass die Mitarbeiter geschult und auf dem neuesten Stand bleiben, um ihre Aufgaben effektiv ausführen zu können.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

• Strukturierte Planung und Dokumentation interner Wachausbildungen

• Nachvollziehbare Zuordnung von Teilnehmern zu Ausbildungsterminen

• Einheitliche Übergabe der Ergebnisse an die Personalverwaltung

• Verbesserte Transparenz für Auswertung, Nachweise und Qualitätskontrolle

Alltagssituationen

• Für eine Wache wird kurzfristig eine interne Ausbildung angelegt und mit Teilnehmern besetzt.

• Abwesende Teilnehmer werden dokumentiert und für einen Nachholtermin vorgemerkt.

• Nach Abschluss einer Ausbildung wird der Status auf erledigt gesetzt und übergeben.

• Für einen Stichtag wird eine Liste der bereits absolvierten Ausbildungen erstellt.

Voraussetzungen

• Berechtigung zur Einsicht und Bearbeitung interner Wachausbildungen

• Verfügbarkeit der relevanten Stammdaten (Ausbildung, Tätigkeit, Wache, Personal)

• Grundkenntnisse im Umgang mit Teilnehmerzuordnung und Abschlussprozess

• Optional: eingerichtete Schnittstelle Wachbuch-Tätigkeiten-Exporter für die Übergabe

Strategische Hinweise zur Anwendung

• Pflegen Sie Ausbildungstypen und Tätigkeiten konsistent in den Stammdaten.

• Nutzen Sie eindeutige Benennungen für Ausbildungsorte und Bemerkungen.

• Dokumentieren Sie Abweichungen (z. B. Abwesenheiten) direkt im Vorgang.

• Prüfen Sie vor der Übergabe Vollständigkeit und Plausibilität der Teilnehmerdaten.

• Verwenden Sie die Tageslisten regelmäßig zur Ausbildungs- und Einsatzplanung.

Übersicht und Funktionen

Die folgenden Abschnitte beschreiben die zentralen Funktionen von der Elementauswahl über das Anlegen neuer Ausbildungen bis zur abschließenden Kontrolle.

Was wäre wenn / Wenn nicht?

Falls Sie keine Berechtigung haben, wenden Sie sich an Ihren Administrator, um die notwendigen Rechte zu erhalten.

Wenn eine Ausbildung nicht abgeschlossen werden kann, prüfen Sie die Gründe (z.B. fehlende Teilnehmer, technische Probleme) und dokumentieren Sie dies ggf. als Bemerkung.

Sollte die Schnittstelle zur Personalverwaltung nicht verfügbar sein, können Sie die Daten zunächst lokal speichern und später nachtragen.

• Anmeldung und Berechtigungen: Melden Sie sich mit den entsprechenden Berechtigungen an, um auf das System zur Verwaltung von Ausbildungen und Teilnehmern zuzugreifen.

• Ausbildung wählen: Öffnen Sie den Funktionsblock und wählen Sie die gewünschten Aktionen aus. Wählen Sie die Ausbildung für eine bestimmte Wache aus den Stammdaten der Personalverwaltung aus.

• Teilnehmer zuordnen: Ordnen Sie die teilnehmenden Personen namentlich den jeweiligen Terminen zu und beschränken Sie sie gegebenenfalls auf die jeweilige Wache.

• Falls Sie die entsprechenden Berechtigungen haben, können Sie auch auf andere Personen zugreifen und diese für die Ausbildung registrieren.

• Ausbildung abschließen: Markieren Sie eine Ausbildung als Erledigt, wenn sie abgeschlossen ist. Sperren Sie die Liste und übergeben Sie die Daten an die Personalverwaltung.

• Sie können mehrere Ausbildungen für eine Wache an einem Tag erfassen.

Hinweis zur Schnittstelle: Zur Übernahme der Ausbildungsdaten in die Personalverwaltung wird die optionale Schnittstelle Wachbuch-Tätigkeiten-Exporter benötigt.

Was tun bei Fehlern?

• Teilnehmer abwesend: Dokumentieren Sie die Abwesenheit und planen Sie ggf. einen Nachholtermin.

• Ausbildung versehentlich falsch dokumentiert: Korrigieren Sie den Eintrag im System und informieren Sie die Personalverwaltung.

• Schritt nicht möglich: Prüfen Sie die Voraussetzungen und holen Sie ggf. Unterstützung.

Zusatzfunktion: Listen erstellen:

Sie können eine Liste erstellen, welche Ausbildungen die am Tag „X“ anwesenden Personen bereits absolviert haben.

Element Auswahl

Interne Wachausbildung:

Die Zuordnung des Personals für Interne Wachausbildungen setzt voraus, dass im Layout zunächst das Element Tätigkeit aus der Baumansicht hinzugefügt wird.

Konfiguration des Elements:

Screenshot-Details:

Im abgebildeten Dialog müssen Sie das Element Tätigkeit auswählen. Achten Sie darauf, dass folgende Felder ausgefüllt werden müssen:

• Systemkennung (Pflicht)

• Ressource (Pflicht, falls für die Ausbildung relevant)

• Übergeordnete Kategorie (optional, aber empfohlen für bessere Übersicht) Sollte ein Pflichtfeld nicht ausgefüllt sein, erhalten Sie beim Speichern einen Hinweis oder eine Fehlermeldung.

• Typischer Fehler: Das Element Tätigkeit wird ohne vollständige Pflichtfelder gespeichert.

• So vermeiden: Vor dem Speichern immer Systemkennung und Ressource prüfen und eine Testzuordnung durchführen.

• Hinterlegung: Dieses Element ist bereits in den Stammdaten hinterlegt.

• Optionale Anpassung: Es kann jedoch optional (wie im nebenstehendem Beispiel dargestellt) direkt mit folgenden Eigenschaften versehen werden:

• Einer Systemkennung

• Einer Ressource

• Einer übergeordneten Kategorie

• Dialog: Diese optionalen Anpassungen erfolgen im Dialog Einträge verwalten.

Hinzufügen einer neuen Ausbildung

Das System zur Verwaltung von Ausbildungen und Teilnehmern bietet eine praktische Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihr Personal die notwendigen Ausbildungen absolviert und auf dem neuesten Stand bleibt.

Dialog-Details:

Im Dialog Wachbuch hinzufügen sind folgende Felder Pflicht:

• Ausbildung (Pflicht)

• Dauer der Teilnahme (Pflicht)

• Ausbildungsort (Pflicht)

Diese Felder müssen ausgefüllt werden, damit die Ausbildung korrekt angelegt werden kann. Optional können Sie Bemerkungen hinzufügen.

• Typischer Fehler: Ausbildung wird angelegt, aber Pflichtfelder sind unvollständig oder widersprüchlich.

• So vermeiden: Pflichtfelder vollständig erfassen und vor dem Speichern kurz Ort, Dauer und Ausbildungsart gegenprüfen.

Vorgehensweise zum Erstellen der Ausbildung:

• Dialog öffnen: Öffnen Sie den Dialog Wachbuch hinzufügen.

• Eckdaten definieren: Wählen Sie die zu absolvierende Ausbildung sowie die Dauer der Teilnahme und den Ausbildungsort aus.

• Teilnehmer hinzufügen: Sie haben die Möglichkeit, Teilnehmer aus dem Personalverzeichnis oder manuell hinzuzufügen.

Hinzufügen von Teilnehmer aus dem Personalverzeichnis:

• Auswahl: Wählen Sie die Teilnehmer mit der Tastenkombination „Strg“ + „Alt“ aus.

• Zuordnung: Ziehen Sie sie per Drag & Drop in den TAB Teilnehmer.

• Anzeige: Die Teilnehmer werden dann namentlich aufgelistet und können mit ihrer Zugehörigkeit zur Organisations-Einheit und ihren Abteilungen angezeigt werden.

Optionale Bemerkung:

• Falls gewünscht, können Sie zu der Ausbildung eine Bemerkung hinterlegen.

Nutzen: Durch die klare Organisation und einfache Handhabung können Sie effektiv das Ausbildungsniveau Ihrer Mitarbeiter verwalten und verbessern.

Checkliste: Haben Sie alle Schritte erledigt?

• [ ] Anmeldung mit Berechtigung erfolgt?
• [ ] Ausbildung ausgewählt?
• [ ] Teilnehmer korrekt zugeordnet?
• [ ] Ausbildung abgeschlossen und übergeben?
• [ ] Schnittstelle zur Personalverwaltung genutzt (falls vorhanden)?
• [ ] Fehler oder Sonderfälle dokumentiert?