SPlan-Zuordnungen

Die SPlan-Zuordnung verbindet Dienstplankürzel mit Ressourcen und Fehlzeiten im Wachbuch. Damit wird gesteuert, welche Daten beim Import automatisch in die richtigen Bereiche übernommen werden.

Voraussetzungen vor dem Start

Vor der Zuordnung sollten folgende Punkte geklärt sein:

• Ressourcen vorhanden: Benötigte Ressourcen sind in den Stammdaten angelegt (z. B. Standardbesetzung, Tagdienst).

• Kürzelliste abgestimmt: Alle verwendeten Dienst- und Fehlzeitkürzel aus dem Dienstplan liegen vor.

• Verantwortlichkeit geklärt: Fachlich und technisch zuständige Personen sind benannt.

• Testimport geplant: Änderungen werden zuerst mit einem kontrollierten Import geprüft.

Zuordnung von Personal und Fehlzeiten:

Der Bereich SPlan-Zuordnung dient dazu, die Ressourcen des Wachbuchs (z. B. Standardbesetzung, Fahrzeuge) und die Fehlzeiten mit den entsprechenden Kürzeln aus Ihrem Dienstplan (SPlan) zu verknüpfen.

Zuordnung von Ressourcen und Dienstplankürzeln:

• Ressourcen: In der SPlan-Zuordnung befinden sich jene Ressourcen, die zuvor in den Stammdaten im gleichnamigen Ordner zugewiesen wurden (z. B. "Standardbesetzung", "Tagdienst"). Jede Ressource wurde ein eindeutiger Titel zugewiesen.

• Verknüpfung: Eine Ressource kann mit einer beliebigen Anzahl von Dienstplankürzeln verknüpft werden.

Zuordnungsregeln (empfohlen)

Für eine stabile Übernahme sollten folgende Regeln eingehalten werden:

• Eindeutigkeit je Kürzel: Kürzel nur dann mehrfach verwenden, wenn die Mehrfachzuordnung fachlich gewünscht ist.

• Benennung konsistent halten: Ressourcenbezeichnungen zwischen Stammdaten und Layout nicht abweichend führen.

• Fehlzeiten standardisieren: Unterschiedliche Kürzel mit gleicher Bedeutung auf einen gemeinsamen Fehlzeitentyp abbilden.

• Änderungen protokollieren: Neue oder geänderte Kürzel mit Datum und Grund dokumentieren.

Regelwerk für Personal und Fehlzeiten

Für eine eindeutige Verarbeitung im Import empfiehlt sich die Festlegung folgender Regeln:

• Priorität bei Mehrfachzuordnung: Definieren Sie eine feste Reihenfolge, falls ein Kürzel mehreren Ressourcen zugeordnet ist.

• Gültigkeit von Änderungen: Legen Sie fest, ab welchem Importzeitpunkt neue Kürzelzuordnungen gelten.

• Unbekannte Kürzel: Vereinbaren Sie ein Standardverhalten (z. B. protokollieren und manuell nacharbeiten).

• Konfliktregel Dienst/Fehlzeit: Legen Sie fest, welche Zuordnung Vorrang hat, wenn für dieselbe Person beides vorliegt.

• Teilweise Abwesenheiten: Definieren Sie, wie halbtägige oder zeitweise Fehlzeiten fachlich behandelt werden.

Beispielmatrix: Kürzel → Zuordnung → Ergebnis

Die folgende Matrix zeigt typische Zuordnungen in der Praxis:

Beispiel: Wenn beispielsweise für die „Standardbesetzung“ und den „Tagdienst“ das Dienstkürzel „TWL“ gewählt wird, werden Personen mit diesem Kürzel automatisch vom Import in die Standardbesetzung sowie dem „Tagdienst“ übertragen.

• Aktivierung: Beachten Sie, dass alle Verknüpfungen erst nach dem nächsten Start angewendet werden.

Definition von Fehlzeiten:

• Zweck: Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, für eine vordefinierte „Fehlzeit“ mehrere unterschiedliche Kürzel zu vergeben und mit diesen eigene Fehlzeiten festzulegen.

Beispiel: Mehrere unterschiedliche Kürzel(8DB1, DB2, DB3) können mit der Fehlzeit Dienstbefreiung eingeführt werden.

• Erfassung: Neben den Schichten werden in Dienstplänen die Kürzel der Fehlzeiten eingetragen. Sie geben den Grund der Abwesenheit (Lehrgang, Kur) eines Mitarbeiters an.

• Individualität: Da jede Organisation unterschiedliche Kürzel für Fehlzeiten in ihren Dienstplänen verwendet, können die Kürzel in SPlan frei definiert werden.

Technische Zuordnung und Export:

• Ort der Zuordnung: Die Dienste zu den jeweiligen Ressourcen sowie die Kürzel zu den Fehlzeiten werden in der rechten Formularhälfte für den SPlan zugeordnet.

• Anwendung: Die aktiven Verknüpfungen können erst nach dem nächsten SPlan-Import angewandt werden.

• Bedeutung: Ein Kürzel erhält seine gewünschte Bedeutung, indem ihm ein Fehlzeitentyp und ein Abrechnungsverfahren zugeordnet werden.

• Export: Über die Zuordnung externer Schlüssel zu Fehlzeiten können die Fehlzeiten der Personen automatisch in ein Abrechnungssystem exportiert werden.

Qualitätscheck

Nach Änderungen an SPlan-Zuordnungen empfiehlt sich ein kurzer Prüflauf:

1. Kürzel erkannt: Alle relevanten Dienst- und Fehlzeitkürzel werden im Import gefunden.

2. Ressourcenzuordnung korrekt: Personal landet in den erwarteten Ressourcen.

3. Fehlzeiten korrekt: Abwesenheiten werden dem richtigen Fehlzeitentyp zugeordnet.

4. Export plausibel: Externe Schlüssel und Abrechnungsverfahren liefern erwartete Ergebnisse.

Mindest-Testfälle nach Änderungen

Nach jeder relevanten Anpassung sollten mindestens diese drei Fälle geprüft werden:

1. Normaldienst-Fall: Person mit Dienstkürzel wird korrekt in Zielressource übernommen.

2. Fehlzeit-Fall: Person mit Fehlzeitkürzel wird mit passendem Fehlzeitentyp geführt.

3. Mischfall: Person mit Dienst- und Fehlzeitbezug wird gemäß definierter Konfliktregel verarbeitet.

Export-Check für Fehlzeiten

Vor Übergabe in ein Abrechnungssystem sollten folgende Punkte geprüft werden:

• Fehlzeitentyp korrekt zugeordnet

• Externer Schlüssel vollständig gepflegt

• Abrechnungsverfahren korrekt hinterlegt

• Testexport fachlich freigegeben

Änderungsprotokoll (Kurz)

Dokumentieren Sie Änderungen an Kürzeln und Zuordnungen nachvollziehbar:

• Datum: ____________________

• Kürzel: ____________________

• Alt → Neu: ____________________

• Grund: ____________________

• Bearbeiter: ____________________

Häufige Fehler und schnelle Lösung

• Personal fehlt nach Import: Kürzelzuordnung und Aktivierung nach Neustart prüfen.

• Falsche Ressource befüllt: Mehrfachzuordnungen oder uneinheitliche Kürzel kontrollieren.

• Fehlzeiten falsch exportiert: Fehlzeitentyp, externen Schlüssel und Abrechnungsverfahren prüfen.