TAB-Seite Fahrzeugbesetzung

Die TAB-Seite Fahrzeugbesetzung dient dazu, die Einsatzplanung effektiv zu gestalten, indem Personal und Funktionen den benötigten Ressourcen und Aufgaben zugeordnet werden.

Typischer Anwendungsfall / Nutzen

• Strukturierte Besetzungsplanung für Fahrzeuge, Aufgaben und Ressourcen

• Effiziente Übernahme von Dienstplandaten durch Import aus SPlan

• Nachvollziehbare manuelle Korrektur bei Sonderlagen und Abweichungen

• Höhere Einsatzsicherheit durch Abgleich von Funktion, Qualifikation und Zeitlogik

Alltagssituationen

• Tagesdienstplandaten werden morgens importiert und stichprobenartig geprüft.

• Für ein Fahrzeug wird kurzfristig eine manuelle Nachbesetzung vorgenommen.

• Eine Person wird wegen Schichtwechsel umgeplant und Zeiten werden angepasst.

• Bei Namensabweichungen zwischen Wachbuch und Dienstplan erfolgt eine manuelle Korrektur.

Voraussetzungen

Vor der Besetzungsplanung sollten folgende Punkte geprüft sein:

• Berechtigungen: Zugriff auf Personalliste, Importfunktionen und Layoutelemente ist vorhanden.

• Datenbasis: Dienstplandaten (SPlan) und Personalstammdaten sind aktuell.

• Namenskonsistenz: Fahrzeugbezeichnungen im Wachbuch und Dienstplan sind abgestimmt.

• Prozesswahl: Es ist klar, ob die Zuordnung per Import oder manuell erfolgen soll.

Strategische Hinweise zur Anwendung

• Definieren Sie klare Regeln, wann Import und wann manuelle Zuordnung verwendet wird.

• Prüfen Sie nach jedem Import stichprobenartig Fahrzeug, Funktion und Zeitfenster.

• Halten Sie Fahrzeugbezeichnungen und Funktionskataloge systemübergreifend konsistent.

• Dokumentieren Sie Korrekturen und Konfliktentscheidungen nachvollziehbar im Protokoll.

• Geben Sie den finalen Besetzungsstand erst nach Plausibilitätsprüfung frei.

Übersicht und Funktionen

Die folgenden Abschnitte beschreiben den vollständigen Ablauf von Import und manueller Zuordnung bis zur Qualitätsprüfung und Freigabe.

Häufige Fragen

Wann sollte der Import aus SPlan bevorzugt werden?

Wenn Fahrzeugnamen konsistent gepflegt sind und schnell viele Zuordnungen übernommen werden sollen.

Wann ist eine manuelle Zuordnung sinnvoll?

Bei Sonderlagen, fehlenden Importdaten oder wenn Funktionen gezielt fachlich geprüft gesetzt werden müssen.

Warum sind identische Fahrzeugnamen so wichtig?

Nur bei einheitlicher Benennung kann die automatische Zuordnung zuverlässig funktionieren.

Was muss nach jedem Import geprüft werden?

Stichproben zu Fahrzeug, Funktion, Zeitfenster und Doppelzuordnungen.

Rollen und Verantwortlichkeiten (empfohlen)

Zur Vermeidung von Fehlzuordnungen sollten Rollen klar getrennt sein:

• Import-Rolle: Führt SPlan-Importe aus und prüft Importergebnisse.

• Dispositions-Rolle: Nimmt manuelle Zuordnungen und fachliche Korrekturen vor.

• Freigabe-Rolle: Prüft Einsatzbereitschaft und bestätigt den finalen Besetzungsstand.

Rollen-Matrix (Kurz):

Funktionsweise:

Die Einsatzplanung wird durch folgende Elemente ermöglicht:

• Zuordnung von Personen und Funktionen zu verschiedenen Blöcken.

• Importierung von Tagesdienstplandaten (z. B. aus SPlan).

Block-Bezeichnungen:

Die Bezeichnungen der Blöcke repräsentieren die verschiedenen Ressourcen und Aufgaben, die besetzt werden müssen. Beispiele hierfür sind:

• Fahrzeug (z. B. HLF, TLF)

• Aufgabe (z. B. Wachleiter, Leitstellendisponent)

• Ausbildung (z. B. Praktikant, Lehrgangsteilnehmer)

• Brandsicherheitswache usw.

Sonderlösungen:

Zusätzlich können Sonderlösungen implementiert werden, wie beispielsweise:

• Die Anzeige der Soll-/Ist-Stärke für eine oder mehrere Wachen.

Welche Zuordnungsart wann nutzen?

• Import aus SPlan: Wenn Fahrzeugnamen und Schnittstelle sauber gepflegt sind und eine schnelle Massenübernahme benötigt wird.

• Manuell ohne Funktion: Wenn reine Teilnehmerzuordnung genügt (z. B. Ausbildung, Sonderereignis).

• Manuell mit Funktion: Wenn Qualifikationen/Funktionsrollen fahrzeugbezogen korrekt gesetzt werden müssen.

Wichtige Zuordnungsregel:

Wichtig: Die Benennung der Fahrzeugbezeichnung (im Wachbuch) muss identisch mit der Bezeichnung im Dienstplan sein, da eine automatische Zuordnung der Daten (Personen) sonst nicht möglich ist.

Hinweis: Die Benennung der Fahrzeugbezeichnung sollte in allen Systemen einheitlich gepflegt werden.

Was passiert wenn ...?

• … Fahrzeugnamen identisch sind? Personen können automatisch den richtigen Fahrzeugblöcken zugeordnet werden.

• … Fahrzeugnamen abweichen? Die automatische Zuordnung schlägt fehl; manuelle Nachpflege wird erforderlich.

Entscheidungsbaum (Kurz): Import oder manuell?

• SPlan verfügbar und Fahrzeugnamen identisch? → Ja: Import nutzen.

• SPlan unvollständig oder Sonderfall? → Ja: Manuelle Zuordnung ergänzend verwenden.

• Funktion/Qualifikation sicherheitskritisch? → Ja: Manuelle Zuordnung mit Funktionszugehörigkeit.

• Nur Teilnehmerliste erforderlich? → Ja: Manuelle Zuordnung ohne Funktionszugehörigkeit.

Tagesdienstplan Daten importieren

Die Funktion zur Importierung von Daten aus einem Tagesdienstplan ist ein wichtiges Merkmal dieser Seite, da sie die manuelle Besetzung des Wachberichts minimiert.

Importvoraussetzung und Automatisierung:

• Voraussetzung: Die Schnittstelle zum Dienstplan (z. B. SPlan) muss vorhanden sein.

• Automatisierung: Wenn die Benennung der Fahrzeugbezeichnung (im Wachbuch) mit dem des Dienstplans übereinstimmt, können Personen automatisch den verschiedenen Funktionsblöcken zugeordnet werden.

Vorgehensweise:

Um Tagesdienstplandaten zu importieren, klicken Sie auf das Icon Dienstplandaten.

Der Dialog zum Tagesdienstplan-Import zeigt drei zentrale Optionen als direkte Steuerung des Datenstands: bestehende Personal-Einträge löschen, nur importierte Einträge löschen und aktuelle SPlan-Daten neu abrufen.

Die Checkbox-/Button-Auswahl bestimmt, ob zuerst bereinigt oder direkt neu importiert wird. Nach dem Abruf sollte geprüft werden, ob Fahrzeuge, Funktionen und Zeitfenster vollständig und ohne Doppelzuordnungen übernommen wurden.

Screenshot-Details:

• Die Abbildung zeigt den Dialog zum Tagesdienstplan-Import mit Bereinigungs- und Abrufoptionen.

• Sichtbar sind die Aktionen Bestehende Personal-Einträge löschen, Importierte Einträge löschen und Aktuelle SPlan-Daten abrufen.

• Der Dialog steuert, ob zuerst bereinigt und anschließend ein konsistenter Neuimport durchgeführt wird.

• Typischer Fehler: Neuer Import wird ohne Bereinigung gestartet und erzeugt Doppelzuordnungen.

• So vermeiden: Vor jedem Neuimport den Datenstand gezielt bereinigen und danach Stichproben prüfen.

• Bestehende Personal-Einträge löschen: Löscht manuell oder zuvor importierte Einträge, bevor der neue Import erfolgt.

• Importierte Einträge löschen: Löscht nur die aus dem SPlan importierten Einträge, falls eine Korrektur nötig ist.

• Aktuelle SPlan-Daten abrufen: Startet den eigentlichen Importprozess aus dem Dienstplan.

Empfohlene Reihenfolge beim Import:

1. Bei Bedarf alte Importstände bereinigen (Importierte Einträge löschen).

2. Falls gewünscht, manuelle Altstände entfernen (Bestehende Personal-Einträge löschen).

3. Neue Daten laden (Aktuelle SPlan-Daten abrufen).

4. Stichprobe auf mehreren Fahrzeugen/Funktionen durchführen.

Was passiert, wenn … / wenn nicht?

• … vor dem Import nicht bereinigt wird? Alte und neue Einträge können sich überlagern und zu Doppelzuordnungen führen.

• … nach dem Import nicht geprüft wird? Fehlerhafte Zuordnungen fallen oft erst im Einsatzbetrieb auf.

Konfliktregeln bei Zuordnung

Für konsistente Ergebnisse sollten folgende Regeln festgelegt werden:

• Import vs. manuell: Definieren Sie, welche Quelle bei Konflikten Vorrang hat.

• Doppelzuordnung: Eine Person darf nicht gleichzeitig widersprüchlich auf mehreren Fahrzeugen eingeplant sein.

• Korrekturvorgehen: Konflikte zuerst im Zielblock bereinigen, dann erneut prüfen/freigeben.

Typische Konfliktfälle (Beispiele):

• Doppelzuordnung: Eine Person ist gleichzeitig auf HLF und TLF mit gleicher Zeit eingetragen.

• Import überschreibt manuell: Nach manueller Korrektur wird erneut importiert und der Stand verändert sich.

• Funktion passt nicht: Zugeordnete Person besitzt die erforderliche Fahrzeugfunktion nicht.

Zeitlogik und Schichtgrenzen

• Prüfen Sie, ob Zuordnungen innerhalb der gültigen Dienst- und Schichtzeiten liegen.

• Bei tagesübergreifenden Schichten (z. B. über Mitternacht) die Zeitfenster gesondert verifizieren.

• Abweichende Zeiten dokumentieren, damit spätere Auswertungen nachvollziehbar bleiben.

Was passiert bei Zeitkonflikten?

• Bei Überschneidungen oder ungültigen Zeiten können Zuordnungen fachlich unbrauchbar werden.

• Bei kurzfristigen Dienstwechseln sollte eine erneute Plausibilitätsprüfung vor Freigabe erfolgen.

Manuelle Zuordnung ohne Funktionszugehörigkeit

In der manuellen Personenauswahl werden verfügbare Personen über Filter (z. B. BF/FF/dual) eingegrenzt und anschließend per Drag & Drop dem Zielblock zugewiesen. Diese Vorgehensweise eignet sich vor allem für Besetzungen ohne funktionsbezogene Detailprüfung.

Ist kein Dienstplan (SPlan) vorhanden, oder soll die Zuordnung außerhalb der automatischen Logik erfolgen, können Sie die Zuordnung der Personen manuell durchführen.

Screenshot-Details:

• Der Screenshot zeigt die manuelle Personenauswahl mit Filterung und anschließender Drag-&-Drop-Zuordnung.

• Sichtbar sind Auswahl- und Filtermöglichkeiten für verfügbare Personen (z. B. BF/FF/dual).

• Dieser Weg eignet sich für schnelle Zuordnung ohne detaillierte Funktionsprüfung.

• Typischer Fehler: Personen werden ohne passenden Filter aus der falschen Gruppe ausgewählt.

• So vermeiden: Vor der Zuordnung zuerst Filter und Zielblock prüfen, dann Auswahl bestätigen.

Vorgehensweise zur manuellen Zuordnung:

1. Personalliste generieren: Klicken Sie auf das Symbol Personen, um die Personalliste zu generieren.

2. Personal filtern: Filtern Sie die Personalzugehörigkeit (BF/FF/dual) für Ihre Organisation um die Auswahl zu begrenzen.

3. Personen auswählen: Wählen Sie die gewünschte(n) Person(en) aus, indem Sie die Strg + Alt-Tasten gedrückt halten und mit der linken Maustaste auf die gewünschten Personen klicken.

4. Zuordnung per Drag & Drop: Ordnen Sie die ausgewählten Personen per Drag & Drop dem jeweiligen Funktionsblock (z.B. Fahrzeug, Brandsicherheitswache) zu.

5. Anzeige: Die zugeordneten Personen werden nun nach Namen in den Funktionsblöcken angezeigt.

Anwendungsfall und Flexibilität:

• Anwendungsfall: Dieser Ansatz eignet sich insbesondere, wenn mehrere Personen für einen Lehrgang, eine Schulung oder eine Brandschutzwache ausgewählt werden, bei denen die spezifische Funktion (Fahrer, Sanitäter usw.) nicht wichtig ist.

• Spezialfunktionen: Neben Listen von Personen kann auch ein einzelnes Feld Personen definiert werden, um spezielle Funktionen (z. B. nur der Leiter der Wache) abzubilden.

  • Damit haben Sie die Flexibilität, verschiedene Szenarien abzubilden und die Zuordnung entsprechend anzupassen.

Wichtig bei manueller Zuordnung ohne Funktion:

• Dieser Weg sollte nur genutzt werden, wenn die genaue Funktionsqualifikation im Prozess nicht entscheidend ist.

• Bei sicherheitskritischen Fahrzeugbesetzungen ist die Zuordnung mit Funktion zu bevorzugen.

Manuelle Zuordnung mit Funktionszugehörigkeit

Die manuelle Zuordnung mit Funktionszugehörigkeit wird beispielsweise bei der Fahrzeugbesatzung vorgenommen. Hierbei können Personen erfasst werden, die die notwendigen Qualifikationen für die Besetzung einer bestimmten Ressource besitzen.

Layout-Anpassung:

Die aufgeführten Details zum KFZ (Aufgabe/KFZ) sowie gewünschte Informationen zur Abfrage einer Person (Ressource, Zeiten, Funktionen) werden im Layout nach Ihren Wünschen angepasst.

Screenshot-Details:

• Die Abbildung zeigt den Dialog zur manuellen Zuordnung mit Ressource sowie Schicht- und Zeitbezug.

• Sichtbar sind die Eingabefelder zur Auswahl der Person und zur zeitlichen Einplanung.

• Dieser Schritt legt die Grundlage für eine fachlich korrekte Fahrzeugbesetzung.

• Typischer Fehler: Schichtzeiten werden unvollständig oder außerhalb des Dienstzeitfensters eingetragen.

• So vermeiden: Zeiten immer gegen Dienstplan und Schichtgrenzen prüfen, bevor gespeichert wird.

Bei der manuellen Zuordnung mit Funktionszugehörigkeit werden Person, Ressource sowie Schicht- und Zeitbezug im Dialog festgelegt. Dadurch kann die Besetzung fahrzeug- und aufgabenbezogen präzise geplant werden.

Schritt 1.Personen auswählen: Öffnen Sie die Combobox und wählen Sie eine Person aus der Liste aus, die Sie einem bestimmten Fahrzeug (z. B. HRB) zuordnen möchten.

Schritt 2. Schichten und Zeiten festlegen: Geben Sie an, für welche Schicht Sie die Person planen und passen Sie die Zeiten entsprechend an.

Die `Funktionsliste` zeigt, welche Qualifikationen für die gewählte Person verfügbar sind. `Nur passende, qualifikationsgedeckte Funktionen` sollten dem Fahrzeug zugeordnet werden, damit die `Einsatzbereitschaft fachlich korrekt bleibt`.

Screenshot-Details:

• Die Abbildung zeigt die Funktionszugehörigkeit einer Person für die ausgewählte Ressource.

• Sichtbar ist, welche Funktionen qualifikationsgedeckt verfügbar sind und eingesetzt werden dürfen.

• Die Auswahl entscheidet direkt über die fachliche Einsatzfähigkeit der Besetzung.

• Typischer Fehler: Eine Funktion wird zugewiesen, obwohl die Qualifikation nicht vorhanden ist.

• So vermeiden: Vor der Zuordnung die Funktionsliste öffnen und nur freigegebene Qualifikationen übernehmen.

Schritt 3.Funktionen wählen: Mit der Aufklappfunktion ▼ in dem Textfeld Funktion, öffnet sich eine Liste mit allen bisher vergebenen Funktionen Ihrer Orga-Einheit.

• Die hier dargestellte Funktionen werden von der PV (Personalverwaltung) an das Wachbuch übergeben.

Schritt 4.Qualifikation überprüfen: Überprüfen Sie die Funktionen, die die Person hat, indem Sie die Funktion-Liste öffnen.

• Die Funktionen mit weißem Hintergrund: sind die Funktionen, die sie erworben hat (Qualifikation).

Schritt 5. Zuordnung basierend auf Funktion: Basierend auf den Funktionen kann die Person einem bestimmten Fahrzeug zugeordnet werden.

Im Beispiel ist die Person mit der Funktionen des Maschinist Hubrettungsbühne für das Fahrzeug HRB geeignet da sie diese Funktion besitzt.

Wichtig: Die Zuordnung von Personen zu Fahrzeugbesatzungen ein wichtiger Bestandteil des Organisations- und Einsatzplans und muss verschiedene Fähigkeiten, Funktionen und Aufgaben berücksichtigen, um sicherzustellen, dass die Ressourcen optimal genutzt werden.

End-to-End-Beispiele

Beispiel 1: Standardtag mit SPlan-Import

1. Fahrzeugnamen zwischen Wachbuch und SPlan prüfen.

2. Importstände bereinigen (Importierte Einträge löschen).

3. Aktuelle SPlan-Daten abrufen ausführen.

4. Stichprobe auf 3 Fahrzeugen (Besetzung/Funktion/Zeiten).

5. Abnahmekriterien prüfen und freigeben.

Erwartetes Ergebnis: Schnell übernommene, plausibel geprüfte Fahrzeugbesetzung.

Beispiel 2: Manuelle Korrektur bei Sonderlage

1. Fehlende/abweichende Besetzung identifizieren.

2. Person manuell dem Ziel-Fahrzeug zuordnen.

3. Funktion und Qualifikation explizit prüfen.

4. Zeitfenster anpassen (inkl. Schichtgrenze).

5. Änderung im Protokoll dokumentieren und erneut freigeben.

Erwartetes Ergebnis: Korrigierte Besetzung ohne Konflikte und mit nachvollziehbarer Historie.

Abnahmekriterien Einsatzbereitschaft (empfohlen)

Eine Besetzung gilt als einsatzbereit, wenn folgende Punkte erfüllt sind:

• Mindestfunktionen pro Fahrzeug sind vollständig besetzt.

• Qualifikationen passen zur jeweils zugewiesenen Funktion.

• Dienst-/Schichtzeiten der zugeordneten Personen sind gültig.

• Keine offenen Zuordnungskonflikte oder Doppelbelegungen vorhanden.

Beispiel je Fahrzeugtyp (anpassbar):

• HLF: mindestens Fahrer + Gruppenführer + definierte Kernfunktionen.

• DLK/HRB: mindestens Maschinist Hubrettungsbühne + ergänzende Besatzung.

• Sonderfahrzeuge: Mindestbesetzung gemäß internem Funktionskatalog.

Verbindlichkeit im Betrieb: Definieren und dokumentieren Sie je Fahrzeugtyp eine verbindliche Mindestbesetzung als lokale Regel.

Qualitätscheck

Nach Import oder manueller Zuordnung empfiehlt sich ein kurzer Prüflauf:

1. Vollständigkeit: Sind alle relevanten Fahrzeuge besetzt?

2. Plausibilität: Stimmen Funktion, Qualifikation und Ressource der Person?

3. Zeiten: Passen Schicht- und Dienstzeiten zur Zuordnung?

4. Doppelzuordnungen: Wurde Personal versehentlich mehrfach eingeplant?

5. Sichtbarkeit: Werden die Zuordnungen im Zielblock korrekt angezeigt?

Häufige Fehler und schnelle Lösung

• Automatische Zuordnung fehlt: Fahrzeugnamen und SPlan-Zuordnung prüfen.

• Falsche Funktion zugeordnet: Qualifikationsliste und gewählte Funktion abgleichen.

• Person erscheint nicht: Filter (BF/FF/dual), Schichtzeit und Verfügbarkeit prüfen.

• Doppelte Einträge: Vor erneutem Import alte Importstände bereinigen.

Go-Live-Check (Kurz)

• [ ] Fahrzeugnamen zwischen Wachbuch und Dienstplan abgeglichen

• [ ] Import-/Manuell-Prozess je Fall definiert

• [ ] Stichprobe auf mehreren Fahrzeugen durchgeführt

• [ ] Kritische Funktionen auf Qualifikation geprüft

• [ ] Ergebnis dokumentiert und freigegeben

Änderungsprotokoll (Kurz)

• Datum/Zeit: ____________________

• Fahrzeug/Block: ____________________

• Änderung: ____________________

• Grund: ____________________

• Bearbeiter/Freigabe: ____________________

Pflichtschema je Eintrag (empfohlen):

• Wer hat was an welchem Fahrzeug/Block geändert, warum und wann?