Ersteinrichtung

Das Wachbuch ist ein leistungsstarkes Tool, das für eine effiziente Personalverwaltung und Schichtplanung entwickelt wurde. Bevor Sie die Basisversion des Wachbuchs einrichten, sollten Sie einige wichtige Fragen klären. Diese Anleitung hilft Ihnen dabei, alle notwendigen Informationen zu sammeln, um das Wachbuch erfolgreich einzurichten.

Voraussetzungen

Vor der Ersteinrichtung sollten folgende Punkte erfüllt sein:

• Zugang für die zuständige Administrator-Rolle

• Grunddaten zur Organisationsstruktur (Wachen, Dienste, Verantwortliche)

• Informationen zu Schichtmodellen und Schichtzeiten

• Geklärte technische Anbindung (PV, Dienstplan, Schnittstelle IP 50)

• Vorabstimmung zu Rollen und Berechtigungen je TAB

FAQ

Muss der Fragenkatalog vollständig ausgefüllt werden?

Ja. Nur mit vollständigen Angaben kann die Basisversion korrekt und nachvollziehbar eingerichtet werden.

Kann das Wachbuch ohne Dienstplananbindung genutzt werden?

Ja. Die Nutzung ist möglich, allerdings ohne automatische Übernahme der Schichtdaten.

Wer darf die Ersteinrichtung durchführen?

Die Ersteinrichtung erfolgt durch die zuständige Administrator-Rolle.

Können unterschiedliche Dienste getrennt erfasst werden?

Ja. Dafür müssen die Trennung nach Diensten sowie die jeweiligen Schichtzeiten vorab definiert sein.

Was wäre wenn ...?

... kein Dienstplan vorhanden ist?

Dann erfolgt die Pflege der Schichtinformationen manuell im Wachbuch.

... keine Trennung nach Diensten konfiguriert wird?

Dann werden Inhalte zentral geführt und sind nicht dienstspezifisch separiert.

... Berechtigungen je TAB nicht abgestimmt sind?

Dann besteht das Risiko von Fehlzugriffen oder fehlender Sichtbarkeit relevanter Informationen.

... Funktionsblöcke nicht sauber benannt sind?

Dann sinken Übersichtlichkeit, Akzeptanz und Auswertbarkeit im täglichen Betrieb.

1. Zweck des Wachbuchs

• Definition: Das Wachbuch soll dazu dienen, wichtige Informationen rund um den Dienstbetrieb zu sammeln und zu verwalten.

• Kernbereich: Dazu gehören beispielsweise Schichtpläne, Ereignisse, Fahrzeugverfügbarkeit, Ausbildungen, Checklisten und Textblöcke.

• Ziel: Ziel des Wachbuchs ist es, eine zentrale Informationsquelle für alle Mitarbeitenden bereitzustellen, die für den Dienstbetrieb relevant ist.

2. Informationen, die im Wachbuch erfasst werden sollen

Bevor Sie das Wachbuch einrichten, sollten Sie sich darüber im Klaren sein, welche spezifischen Informationen (neben den Kernbereichen) erfasst werden sollen (z. B. Übergaben, Inventarlisten, besondere Vorkommnisse).

3. Nutzer des Wachbuchs

• Zielgruppe: Das Wachbuch wird von Personal genutzt, das im Dienstbetrieb tätig ist.

• Beispiele: Dazu gehören beispielsweise Feuerwehrleute, Rettungsdienstmitarbeiter, Werkfeuerwehrleute oder Werkschutzmitarbeiter.

4. Funktionen des Wachbuchs

Das Wachbuch bietet verschiedene Funktionen, die für einen effizienten Dienstbetrieb erforderlich sind (detaillierte Funktionen werden in den nachfolgenden Abschnitten geklärt).

5. Spezielle Anforderungen oder Bedürfnisse

Wenn es spezielle Anforderungen oder Bedürfnisse gibt, die berücksichtigt werden müssen (z. B. spezifische Berichtsformate oder Schnittstellen), sollten Sie diese in Ihre Planung einbeziehen.

6. Nutzung des Wachbuchs für mehrere organisatorische Abteilungen oder Dienste

Wenn das Wachbuch für mehrere organisatorische Abteilungen oder Dienste (z. B. hauptamtliche Wache und Rettungsdienst) genutzt werden soll, müssen Sie dies bei der Einrichtung berücksichtigen.

Wichtig: Die Ersteinrichtung erfolgt durch den Administrator.

Pflichtfelder je Bereich (Kurzüberblick)

Für eine belastbare Ersteinrichtung sollten mindestens folgende Angaben je Bereich vorliegen:

Fragenkatalog vor Ersteinrichtung

Die Beantwortung dieser Fragen ist essenziell, um die Basisversion des Wachbuchs korrekt zu konfigurieren, insbesondere in Bezug auf die Übernahme von Dienstplänen und die Abbildung komplexer Organisationsstrukturen.

Das Wachbuch bietet die Möglichkeit des Zugriffs auf die LIS Personalverwaltung (PV) und auf den Dienstplan (DP) (LIS SPlan / OC:Planner der SIEDA GmbH), um die aktuelle Schichteinteilung zu übernehmen.

Ist der Dienstplan SPlan / OC: Planner vorhanden?

• Wenn JA: → soll dieser integriert werden (Übernahme der Schichtdaten)?

• Wenn JA: → ist die Schnittstelle IP 50 bereits vorhanden?

• Wenn NEIN: → wird diese Schnittstelle optional angeboten?

Besteht Ihre Organisation aus mehreren Wachen?

• Wenn JA: → soll für jede Wache ein separater Block zur Erfassung eingerichtet werden (z. B. Ereignisse, Darstellung einer Schichtbesetzung)?

• Wenn JA: → wie viele organisatorische Abteilungen/Wachen hat Ihre Organisation?

Separate Dienste innerhalb der Wache:

Besteht Ihre Organisation aus verschiedenen Diensten, sodass für eine Wache auch eine separate Erfassung für die Dienste erfolgen soll? (Informationen sind dann nur für den jeweiligen Dienst einsehbar.)

Erfasste Informationen sind dann nur für den jeweiligen Dienst (Feuerwehr / Rettungsdienst / Leitstelle oder Werkfeuerwehr / Werkschutz / Einsatzzentrale usw.) einsehbar.

• Wenn JA: → nach welchen Diensten soll eine Trennung erfolgen? (z. B. Feuerwehr / Rettungsdienst / Leitstelle oder Werkfeuerwehr / Werkschutz)

• Haben die Dienste unterschiedliche Schichtzeiten?

• Wenn JA: → welche Schichtzeiten für welchen Dienst?

Wichtige Anforderung: Hierfür benötigen Sie die Trennung nach Diensten und die Schichtzeiten der organisatorischen Abteilungen/Dienste.

Konfiguration der Funktionsblöcke (Inhalte):

Das Wachbuch verfügt über verschiedene Funktionsblöcke, wobei jeder Block mehrfach, jedoch mit unterschiedlicher Bedeutung für eine Wache/einen Dienst, angelegt werden kann.

• Personenblöcke: Welche/wie viele Personenblöcke (z. B. Besetzung, Verfügbarkeit, Fahrzeuge, Ausbildungen usw.) werden gewünscht?

• Ereignisblöcke: Welche / wie viele Ereignisblöcke werden gewünscht?

• Checklisten: Wie viele / welche Checklisten werden benötigt?

• Textblöcke: Welche / wie viele Textblöcke werden benötigt?

Besondere Anforderungen und Benennung:

Hinweis zur Berechtigung: Für jede Schicht/jeden Tag wird ein separates Wachbuch angelegt. Für jeden TAB kann ein separates Zugriffsrecht vergeben werden, sodass TABs von mehreren organisatorischen Abteilungen (Wache 1, 2, Tagesdienst etc.) gemeinsam oder je Abteilung separat genutzt werden können.

Hierzu benötigen Sie:

• die Trennung nach Diensten

• die Schichtzeiten der organisatorischen Abteilungen/Dienste

• Beschreibung der einzelnen Funktionsblöcke

• Besondere Anforderungen

• Benennung der TAB-Seiten (1-5 Basisversion)

• Benennung der TAB-Seiten (6-10 erweiterte / individuelle Version) optional

Nachdem die oben genannten Fragen geklärt sind, kann das Wachbuch eingerichtet werden.

Ausfüllvorlage Ersteinrichtung (Checkprotokoll)

Nutzen Sie die folgende Vorlage zur standardisierten Dokumentation der Ersteinrichtung.

Allgemeine Angaben

• Organisation / Standort: ____________________

• Ansprechpartner (fachlich): ____________________

• Ansprechpartner (technisch): ____________________

• Datum: ____________________

• Bearbeiter (Admin): ____________________

Technische Voraussetzungen

• [ ] Dienstplan vorhanden (SPlan / OC:Planner)

• [ ] Schnittstelle IP 50 vorhanden

• [ ] PV-Anbindung geprüft

• [ ] Rollen/Berechtigungen abgestimmt

Organisationsstruktur

• [ ] Mehrere Wachen erforderlich

• [ ] Trennung nach Diensten erforderlich

• [ ] Schichtzeiten je Dienst definiert

• [ ] Anzahl organisatorischer Abteilungen dokumentiert

Funktionsblöcke (Bedarf)

• [ ] Personenblöcke definiert (Art/Anzahl)

• [ ] Ereignisblöcke definiert (Art/Anzahl)

• [ ] Checklisten definiert (Art/Anzahl)

• [ ] Textblöcke definiert (Art/Anzahl)

• [ ] Besondere Anforderungen dokumentiert

TAB-Seiten und Benennung

• [ ] TAB-Seiten 1–5 benannt

• [ ] Erweiterte TAB-Seiten 6–10 benannt (optional)

• [ ] Zugriffsrechte je TAB abgestimmt

Freigabe

• [ ] Fragenkatalog vollständig beantwortet

• [ ] Einrichtung fachlich freigegeben

• [ ] Einrichtung technisch freigegeben

• Bemerkungen / offene Punkte: ____________________________________________