Zeichenerklärung Termine / Vorgänge

Hinzufügen → Fügt dem aktuell gewählten Bereich ein neues Element hinzu

Übernehmen → Übernimmt Änderungen im aktuell gewählten Element

Abbrechen → Verwirft alle Änderungen am Termin

Aktualisieren → Übernimmt Änderungen im aktuell gewählten Element

Objekt bearbeiten → Wechselt in das Formular Objektdaten

Drucken → Druckt das momentan gewählte Formular

Folgetermin → Erstellt einen Folgetermin mit Angaben der Klassifikation des Objektes und dem aktuell gewählten Termin
Löschen → Löscht den gewählten Termin

Termine / Vorgänge

Das Formular `Termine / Vorgänge bietet eine Übersicht über alle geplanten, laufenden und abgeschlossenen Ereignisse, die mit einem bestimmten Objekt verknüpft sind. Hier können Sie die Historie und die Planung relevanter Aktivitäten einsehen.

Jeder Termin wird einer spezifischen Vorgangsart zugeordnet, deren Bezeichnung in den Stammdaten Ihres Systems hinterlegt sind. Zusätzlich hat jeder Termin einen Status (Bearbeitungsstufe), der ebenfalls vordefiniert ist.

Beispiele für Vorgangsarten:

Hier sind die typischen Vorgangsarten, die Sie in der Terminübersicht finden können:

Wartung und Inspektion: Planung und Nachverfolgung von Instandhaltungsarbeiten, um die Funktionsfähigkeit von Anlagen sicherzustellen.
Prüfungen und Zertifizierungen: Koordination von Prüfungen und Zertifizierungsverfahren, um die Einhaltung von Vorschriften zu gewährleisten und die Gültigkeit von Zertifikaten im Auge zu behalten.
Schulungen und Übungen: Planung von Personalunterweisungen und Brandschutzübungen, um die Einsatzbereitschaft sicherzustellen.
Dokumentation: Erfassung von Maßnahmen und Ereignissen zur lückenlosen Nachweisführung im vorbeugenden Brandschutz.

Diese Funktionen erleichtern die effiziente Verwaltung und Organisation aller Aktivitäten, die für die Sicherheit und Konformität eines Objekts notwendig sind

Workflow für Termine / Vorgänge

Der Workflow im Formular Termine / Vorgänge beschreibt die individuelle Abfolge von Bearbeitungsschritten für ein Objekt. Er ermöglicht es Ihnen, vergangene, aktuelle und zukünftige Aktivitäten zu planen und zu verfolgen.

Formularaufbau:

Kopfzeilen: Im oberen Bereich des Formulars sehen Sie alle relevanten Objektdaten, die aus den Stammdaten übernommen wurden.
Termine zum Objekt: Darunter finden Sie den Bereich für die Termine, in dem Sie durch die Auswahl eines Zeitraum von "von" bis "bis" eine Übersicht der relevanten Ereignisse erhalten.

Durch die Eingabe des gewünschten Zeitraums können Sie gezielt nach bestimmten Terminen suchen und den Workflow nach Ihren Anforderungen anpassen.

Checkbox Zeige sachgebietsfremde Vorgänge

Durch Aktivieren der Checkbox "Zeige sachgebietsfremde Vorgänge" können Sie Termine und Vorgänge aus anderen Sachgebieten einsehen, sofern Ihnen die entsprechenden Zugriffsrechte erteilt wurden. Dies erweitert Ihren Überblick über relevante Aktivitäten, die nicht direkt Ihrem eigenen Sachgebiet zugeordnet sind.

Erfasste Termine und Sachgebiete

Erfasste Termine:

Dazu gehören die Vorgangsart, der Beginn und das Ende des Termins, der zuständige Bearbeiter, das zugehörige Sachgebiet und der Status (z. B. Offen, In Bearbeitung, Erledigt).

Sachgebiet ohne hinterlegte Termine:

Wenn ein Sachgebiet, wie im Beispiel Sachgebiet 4, noch keine Termine enthält, wird es in der Übersicht entsprechend dargestellt.

Hinweis bei Zugriff auf andere Sachgebiete:

Falls Sie Zugriff auf ein anderes Sachgebiet mit hinterlegten Mängeln haben,werden Sie durch einen Hinweis darüber Informiert.

Reiter aktivieren

Aktivierung der Reiter Termine, Dokumente und Mängel:

Reiter wie Termine, Dokumente und Mängel sind anfangs dunkelgrau hinterlegt und können nicht bearbeitet werden. Um sie zu aktivieren und die darin enthaltenen Informationen zu bearbeiten, müssen Sie diese Reiter durch Hinzufügen von Informationen freischalten.

Dies sorgt für eine übersichtliche und fokussierte Benutzeroberfläche, die nur die für Sie relevanten Bearbeitungsmöglichkeiten anzeigt.

Tab Termin

Der Tab Termin ermöglicht die detaillierte Planung und Verwaltung von Ereignissen, die einem Objekt zugeordnet sind. Hier legen Sie alle wichtigen Informationen fest, um einen Termin strukturiert zu erfassen.

Geben Sie dem Termin zunächst einen individuellen Titel. Anschließend wählen Sie aus den vordefinierten Listen die passende Vorgangsart, eventuelle vorherige Termine und den zuständigen Bearbeiter aus. Im Textfeld "Freigabe" legen Sie fest, für welche Sachgebiete dieser Termin sichtbar sein soll.

Bearbeitungsstufen festlegen

Die Bearbeitungsstufe gibt den aktuellen Status eines Termins an. Um diesen Status zu ändern, folgen Sie diesen Schritten:

Klicken Sie auf den Button "Bearbeiten".
Im sich öffnenden Dialog können Sie über die Pfeile im Textfeld "Stufe" navigieren, um eine Stufe vor- oder zurückzuschalten.
Bei jeder Statusänderung müssen Sie eine Pflichtangabe im Kommentar-Dialog machen. Erst nach Eingabe des Kommentars wird die neue Stufe übernommen.

Zusätzliche Informationen können Sie jederzeit im Info-Textfeld eintragen. Dies dient der weiteren Spezifizierung und Verfeinerung der jeweiligen Bearbeitungsstufe.

Historie

Die Historienliste bietet eine detaillierte Übersicht über alle vergangenen Ereignisse, die mit einem bestimmten Objekt oder Prozess verbunden sind. Diese Liste ist entscheidend für die Nachvollziehbarkeit und Verantwortungszuweisung.

Inhalte der Historienliste:

Die Historienliste erfasst folgende Informationen für jedes Ereignis:

Datum: Zeigt das genaue Datum an, wann eine Aktion stattgefunden hat.

Workflow der Bearbeitungsstufen: Dokumentiert den gesamten Bearbeitungsverlauf, sodass Sie nachvollziehen können, welche Schritte wann durchlaufen wurden.

Benutzer (Kennung): Identifiziert den jeweiligen Benutzer, der die Aktion durchgeführt hat. Dies macht deutlich, wer für welche Veränderung verantwortlich ist.

Diese umfassende Dokumentation aller Aktionen und Veränderungen stellt sicher, dass Sie jederzeit einen transparenten Überblick über die gesamte Objekthistorie haben.

Tab Dokumente

Der Tab Dokumente ermöglicht die Verwaltung und Zuordnung verschiedener Dokumente zu einem Objekt. Hier können Sie vorhandene Unterlagen manuell hinzufügen oder organisieren.

Manuelles Hinzufügen vorhandener Dokumente zum Objekt:

Im Formular können Sie bereits vorhandene Dokumente von Ihrem lokalen Speicher manuell dem Objekt hinzuzufügen.

Typisierung der Dokumente:

Die Dokumente lassen sich nach Typen wie Briefe, Bilder, Pläne kategorisieren, was die Übersichtlichkeit verbessert.

Prüfung auf mehrere Adressen:

Beim Erstellen eines neuen Anschreibens prüft das System automatisch, ob dem Objekt mehrere Adresse zugeordnet sind. Diese Funktion stellt sicher, dass der Schriftverkehr immer an den korrekten Empfänger gerichtet wird.

Dokumente im Zusammenhang mit Terminen:

Im unteren Bereich des Formulars werden Dokumente angezeigt, die bereits mit bestimmten Terminen verknüpft sind. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Unterlagen im Kontext von Terminen. Dies ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Protokolle oder Berichte. Sie können auch neue Dokumente direkt im Zusammenhang mit bestehenden Terminen hinzufügen.

Dokument hinzufügen

Um ein neues Dokument zu einem Vorgang hinzuzufügen, müssen Sie die folgenden Schritte durchführen.Dies stellt sicher, das alle Dokumente korrekt erfasst und zugeordnet werden.

1. Hinzufügen klicken: Beginnen Sie, indem Sie auf den Button Hinzufügen klicken. Dadurch wird ein Dialog geöffnet, in dem Sie alle Details zum Dokument eintragen können.

2. Aktenzeichen vergeben: Wählen Sie die Option Aktenzeichen vergeben, um automatisch ein eindeutiges Aktenzeichens für Ihr Dokument zu generieren.

3. Informationen eingeben: Im Feld Info können Sie eindeutige Details oder eine kurze Beschreibung des Dokuments hinzufügen, um es später leichter wiederzufinden.

4. Dateipfad festlegen: Geben Sie den Dateipfad zu der Datei an, die Sie hochladen möchten. Sie können eine oder mehrere Dateien auswählen.Das System leitet den Dateinamen automatisch ab.

5. Dateityp zuweisen: Vergeben Sie einen eindeutigen Dateityp, wie zum Beispiel Anschreiben, Einsatzplan oder PDF. Diese Typisierung hilft, Ihre Dokumente zu organisieren und zu filtern.

Anschreiben generieren

Der Prozess zum Generieren von Anschreiben für den vorbeugenden Brandschutz ist in wenigen Schritten erledigt und basiert auf vordefinierten Vorlagen.

1. Anschreiben generieren: Wählen Sie die Option Anschreiben generieren. Ein Dialogfeld öffnet sich, in dem Sie die Adressen relevanter Personen wie Eigentümer, Mieter oder Kontaktpersonen auswählen können.

2. Dokumentenvorlagen auswählen: Nach der Adressauswahl wird eine Liste von Dokumentenvorlagen angezeigt. Diese sind entweder für den allgemeinen Gebrauch oder für bestimmte Sachgebiete konfiguriert.

3. Wordvorlage öffnen: Die ausgewählte Vorlage öffnet sich in Word. Sie wird automatisch mit den entsprechenden Daten des Termins oder der ausgewählten Adressen befüllt.

Wichtige Hinweis:

Berechtigungen: Alle Benutzer, die Dokumente erstellen dürfen, benötigen auch Leserechte für die verwendeten Dokumentvorlagen.

Datenübernahme: Für die automatische Befüllung der Wordvorlage müssen in der Vorlage entsprechende Textmarken hinterlegt sein. Diese Textmarken dienen als Platzhalter für die Daten, die aus dem VB-Modul (vorbeugender Brandschutz) übergeben werden.

Ausnahme: Nur für die Erstellung von F-Plänen wird ein spezieller Report-Generator verwendet; für Anschreiben wird Word genutzt.

Vorbereitung und Nutzung von Textmarken im Dokument

WICHTIG: Änderungen an diesem Dokument sollten unter keinen Umständen gespeichert werden!

Vorbereitung

Einblenden von Textmarken in Word (Textmarken werden standardmäßig nicht in Word angezeigt.)

Klicken Sie auf Datei > Optionen > Erweitert.
Wählen Sie unter Dokumenteninhalt anzeigen die Option Textmarken anzeigen aus, und klicken Sie auf OK.

Nutzung von Textmarken in Ihrem Dokument

Kopieren aus der Übersicht

Kopieren Sie den gesamten Inhalt des Feldes „Bedeutung“ der gewünschten Textmarke aus der nachfolgenden Übersicht.
Platzieren Sie durch Einfügen die in „Schritt 1“ von Ihnen kopierte Textmarke (Inhalt aus Feld „Bedeutung“) an die gewünschte Position in dem von Ihnen erstellten Word-Dokument.

Manuelles Hinzufügen von Textmarken:

Wählen Sie einen Text, ein Bild oder einen Punkt in Ihrem Dokument aus, dem Sie eine Textmarke zuweisen möchten.
Klicken Sie auf Einfügen > Textmarke.
Geben Sie unter Textmarkenname den entsprechenden Namen aus der Spalte „Textmarke für Word“ ein, und klicken Sie auf Hinzufügen.

Textmarke für Word	Bedeutung	Objekt / Anschreiben / Termin / F-Plan
`USER_SHORTNAME`	Kürzel des Benutzers	O / A / T / F

`USER_PHONENUMBER`	Telefon-Nr. des Benutzers	O / A / T / F

`Object`	Objektbezeichnung	O / A / T (mit Objekt) / F

`OBJECTINFO`	Objektinfo	O / A / T (mit Objekt) / F

`KEYBOX`	Schlüssel-Nr.	O / A / T (mit Objekt) / F

`ATTACKPLAN`	Angriffsweg	O / A / T (mit Objekt) / F

`TACTICAL`	Taktisch relevant (ja/nein)	O / A / T (mit Objekt) / F

`ENGAGEPLAN`	F-Plan-Nr.	O / A / T (mit Objekt) / F

`REGCODE`	Objekt-Nr.	O / A / T (mit Objekt) / F

`CATEGORY`	Kategorie	O / A / T (mit Objekt) / F

`DISTRICT`	Brandschutzbezirk	O / A / T (mit Objekt) / F

`HOUSENUMBER`	Hausnr. / Flurstück	O / A / T (mit Objekt) / F

`HOUSENO_APP`	Hausnr. Zusatz	O / A / T (mit Objekt) / F

`HSNOAREA`	Hausnr. Bis	O / A / T (mit Objekt) / F

`HSNOAREA_APP`	Hausnr. Bis	O / A / T (mit Objekt) / F

`STREET`	Straße	O / A / T (mit Objekt) / F

`ZIPCODE`	Postleitzahl	O / A / T (mit Objekt) / F

`CITY`	Ort	O / A / T (mit Objekt) / F

`OBJECT_HINT`	Hinweise zum Objekt	O / A / T (mit Objekt) / F

`APPROACH`	APPROACH	Anfahrtspunkte

Anschrift Eigentümer des Objektes
`ADR_ADRESS1`	Anschrift 1	O/A/T

`ADR_ADRESS2`	Anschrift 2	O/A/T

`ADR_ADRESS3`	Anschrift 3	O/A/T

`ADR_STREET`	Straße	O/A/T

`ADR_HOUSENO`	Hausnr.	O/A/T

`ADR_HSNO_APPEND`	Hausnr. Zusatz	O/A/T

`ADR_POSTBOX`	Postfach	O/A/T

`ADR_ZIPCODE`	Postleitzahl	O/A/T

`ADR_CITY`	Ort	O/A/T

`ADR_INFO`	Adressinfo	O/A/T

`ADR_COUNTRY`	Land	O/A/T

`EPLAN_WATERSUPPLY`	Wasserversorgung	F

`EPLAN_SPECIALINFO`	Besonderheiten	F

`EPLAN_BUILDINGINFO`	Bau-& Nutzungsbeschreibung	F

`EPLAN_DECAMPMENTS`	Abmärsche	F

`EPLAN_LOC_LOCKING`	Standort FSK	F

`EPLAN_LOC_BMZ`	Standort BMZ/ FBF	F

`EPLAN_LOC_EPLAN`	Standort F-Plan	F

`EPLAN_GUARDDISTRICT`	Wachbezirk	F

`EPLAN_INFO`	F-Plan Info	F

`APP_TITLE`	Termintitel	T

`APP_TYPE`	Termintyp	T

`APP_START_DATE`	Startdatum	T

`APP_START_TIME`	Startzeit	T

`APP_END_DATE`	Enddatum	T

`APP_END_TIME`	Endzeit	T

`APP_VISITOR`	Besucher	T

`APP_INFO`	Info	T

`APP_WHO`	Wer	T (ohne Objekt)

`APP_WHERE`	Wo	T (ohne Objekt)

`APP_WHAT`	Was	T (Ohne Objekt)

`APP_LOCATION`	Ort	T (Ohne Objekt)

`APP_FIRELOCATION`	Abbrennort	T (Ohne Objekt)

`PREV_APP_TITLE`	Vorheriger Termin: Termintitel	T

`PREV_APP_TYPE`	Vorheriger Termintyp: Termintyp	T

`PREV_APP_DATE`	Vorheriger Termin: Startdatum	T

`PREV_APP_TIME`	Vorheriger Termin: Startzeit	T

Tab Mängel

Hier können Sie Mängel und Ihre dazugehörigen Kategorien aus einer vorgegebene Liste auswählen und in Beziehung zu einem Termin setzen. Die Checkbox Zeige Mängle anderer Sachgebiete ermöglicht es Ihnen, die Mängel aus allen Sachgebieten in dieser Übersicht anzuzeigen, nicht nur aus Ihrem eigenen. So behalten Sie einen umfassenden Überblick über alle relevanten Mängel eines Objekts.

Mängel hinzufügen / bearbeiten

Dieses Formular hilft Ihnen Mängel effizient zu dokumentieren. Der Prozess zum Hinzufügen und Bearbeiten eines Mangels ist identisch.

Mängel erfassen:

Zusätzliche Informationen: Je nach Art des Mangels können Sie zusätzliche Daten wie Text, Zahlen oder Datumsangaben erfassen.

Verwendung von Vorlagen:

Wenn Sie eine Vorlage verwenden können Sie die darin enthaltenen Felder anpassen:

1. Wählen Sie die Option Felder Ausfüllen.

2. Ein Dialog wird geöffnet, indem Sie die benötigten Informationen eingeben. Wenn die Vorlage mehrere Felder hat, werden Sie automatisch durch alle notwendigen Eingaben geführt.

Vorlage zurücksetzen:

Möchten Sie alle in den Vorlagefeldern eingegebenen Informationen löschen, wählen Sie "Vorlage zurücksetzen". Dies leert die Felder und bereitet die Vorlage für eine neue Eingabe vor.