Anschreiben/Textvorlagen
Das Programm ermöglicht die Generierung von Dokumenten und Anschreiben auf Basis von Microsoft Word. Dabei können bereits vorhandene Dokumente weiterverwendet werden.
Textmarken
Textmarken sind Platzhalter, die in einer Dokumentenvorlage definiert werden. Wenn ein Dokument generiert wird, werden diese Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem Vorbeugenden Brandschutz-Modul gefüllt.
Die Inhalte können vielfältig sein, zum Beispiel:
AnschriftenTermineMängelinformationen
Eine vollständige Liste der verwendeten Textmarken finden Sie in der Verwaltung unter Vorbereitung und Nutzung von Textmarken im Dokument.
Die Art und Weise, wie Textmarken in Microsoft Word definiert und verwendet werden, kann je nach der verwendeten Office-Version variieren. Weitere Details dazu finden Sie in der Hilfe Ihres Office-Programms.
Dokumentvorlagen
Eine Vorlage ist eine .dot/.dotx-Datei, die mit Microsoft Word erstellt wird. Es können beliebig viele Vorlagen generiert und definiert werden. Sie können als allgemeine Vorlagen für die gesamte Organisation oder spezifisch einem Sachgebiet zugeordnet werden.
In der Konfiguration im Bereich der Dokumentengenerierung können Sie über die Option Vorlagen → Dokumentvorlagen wählen die Vorlagen zuordnen.
Dokumentenerstellung
Wenn Sie ein Dokument erstellen, wird die zuvor ausgewählte Vorlage verwendet. Das Programm generiert ein .doc- oder .docx-Dokument, und falls Textmarken in der Vorlage eingerichtet sind, werden diese automatisch mit den erforderlichen Inhalten gefüllt.
Rechtstexte und Textbausteine
Wichtiger Hinweis: Das
Brandschutz-Modul verwaltetkeinevordefinierten Gesetzestexte oder Textblöcke. Diese können direkt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm über die Funktion Autotext definiert und formatiert werden. Mithilfe von Kürzeln können Sie diese Textbausteine dann in die Vorlagen integrieren, um die Dokumentenerstellung effizienter zu gestalten
Beispiel und Nutzung von Textmarken
Wie bereits beschrieben, ermöglichen Textmarken eine effiziente und korrekte Dokumentenerstellung. Sie dienen als Platzhalter, die automatisch mit den notwendigen Daten aus dem Brandschutz-Modul gefüllt werden.
Aufbau einer Dokumentenvorlage
In einer Dokumentenvorlage werden die Textmarken als großgeschriebene Textelemente dargestellt, wie im folgenden Beispiel:
bezüglich Ihres Termins am DATUM um UHRZEIT bezüglich TERMIN_TYP...
Funktion und Zweck
Die GROSS geschriebenen Textelemente (DATUM, UHRZEIT, TERMIN_TYP etc.) sind die Textmarken. Beim Aufruf der Vorlage werden diese durch die entsprechenden Inhalte aus dem VB-Programm ersetzt. So werden die Dokumente automatisch personalisiert und mit den richtigen Informationen versehen.
Eine vollständige Liste aller verfügbaren Textmarken finden Sie im Abschnitt der Verwaltung unter: Vorbereitung und Nutzung von Textmarken im Dokument.