Anschreiben/Textvorlagen

Das Programm ermöglicht die Generierung von Dokumenten und Anschreiben auf Basis von Microsoft Word. Dabei können bereits vorhandene Dokumente weiterverwendet werden.

Textmarken

Textmarken sind Platzhalter, die in einer Dokumentenvorlage definiert werden. Wenn ein Dokument generiert wird, werden diese Platzhalter automatisch mit den entsprechenden Daten aus dem Vorbeugenden Brandschutz-Modul gefüllt.

Die Inhalte können vielfältig sein, zum Beispiel:

• Anschriften

• Termine

• Mängelinformationen

Eine vollständige Liste der verwendeten Textmarken finden Sie in der Verwaltung unter Vorbereitung und Nutzung von Textmarken im Dokument.

Die Art und Weise, wie Textmarken in Microsoft Word definiert und verwendet werden, kann je nach der verwendeten Office-Version variieren. Weitere Details dazu finden Sie in der Hilfe Ihres Office-Programms.

Dokumentvorlagen

Eine Vorlage ist eine .dot/.dotx-Datei, die mit Microsoft Word erstellt wird. Es können beliebig viele Vorlagen generiert und definiert werden. Sie können als allgemeine Vorlagen für die gesamte Organisation oder spezifisch einem Sachgebiet zugeordnet werden.

• Abbildung: In der Konfiguration können Sie für jedes Sachgebiet eigene Dokumentvorlagen hinterlegen. Über die Schaltflächen können Vorlagen hinzugefügt, entfernt, bearbeitet oder aktualisiert werden. Die Änderungen werden sofort gespeichert. Die Zuordnung erfolgt übersichtlich in Tabs für die jeweiligen Sachgebiete.*

Hinweis: Die Dateipfade zeigen an, wo die jeweilige Vorlage im System abgelegt ist. Achten Sie darauf, dass die Vorlagen für alle Benutzer zugänglich sind und keine lokalen, nicht geteilten Pfade verwendet werden.

Tipp: Nutzen Sie sprechende Titel für Ihre Vorlagen, damit diese im Auswahlfenster schnell gefunden werden können. Änderungen an Vorlagen werden sofort übernommen und stehen nach dem Speichern direkt zur Verfügung.

In der Konfiguration im Bereich der Dokumentengenerierung können Sie über die Option Vorlagen → Dokumentvorlagen wählen die Vorlagen zuordnen.

Dokumentenerstellung

Wenn Sie ein Dokument erstellen, wird die zuvor ausgewählte Vorlage verwendet. Das Programm generiert ein .doc- oder .docx-Dokument, und falls Textmarken in der Vorlage eingerichtet sind, werden diese automatisch mit den erforderlichen Inhalten gefüllt.

Rechtstexte und Textbausteine

Wichtiger Hinweis: Das Brandschutz-Modul verwaltet keine vordefinierten Gesetzestexte oder Textblöcke. Diese können direkt in Ihrem Textverarbeitungsprogramm über die Funktion Autotext definiert und formatiert werden. Mithilfe von Kürzeln können Sie diese Textbausteine dann in die Vorlagen integrieren, um die Dokumentenerstellung effizienter zu gestalten

Beispiel und Nutzung von Textmarken

Wie bereits beschrieben, ermöglichen Textmarken eine effiziente und korrekte Dokumentenerstellung. Sie dienen als Platzhalter, die automatisch mit den notwendigen Daten aus dem Brandschutz-Modul gefüllt werden.

Aufbau einer Dokumentenvorlage

In einer Dokumentenvorlage werden die Textmarken als großgeschriebene Textelemente dargestellt, wie im folgenden Beispiel:

bezüglich Ihres Termins am DATUM um UHRZEIT bezüglich TERMIN_TYP...

Funktion und Zweck

Die GROSS geschriebenen Textelemente (DATUM, UHRZEIT, TERMIN_TYP etc.) sind die Textmarken. Beim Aufruf der Vorlage werden diese durch die entsprechenden Inhalte aus dem VB-Programm ersetzt. So werden die Dokumente automatisch personalisiert und mit den richtigen Informationen versehen.

Eine vollständige Liste aller verfügbaren Textmarken finden Sie im Abschnitt der Verwaltung unter: Vorbereitung und Nutzung von Textmarken im Dokument.

Best Practices

• Verwenden Sie konsistente und sprechende Namen für Textmarken (z.B. DATUM, UHRZEIT).

• Testen Sie neue oder geänderte Vorlagen immer mit Beispieldaten, um sicherzustellen, dass alle Textmarken korrekt ersetzt werden.

• Halten Sie Vorlagen aktuell und entfernen Sie nicht mehr benötigte Textmarken.

• Dokumentieren Sie individuelle Anpassungen an Vorlagen, damit diese nachvollziehbar bleiben.

Was wäre wenn? – FAQ

Was tun, wenn eine Textmarke nicht ersetzt wird?

Stellen Sie sicher, dass die Textmarke exakt so geschrieben ist, wie sie im System erwartet wird. Prüfen Sie auf Tippfehler und Groß-/Kleinschreibung. Fehlt die Textmarke im System, kann sie nicht automatisch ersetzt werden.

Wie kann ich eigene Textbausteine einfügen?

Eigene Textbausteine können Sie direkt in der Word-Vorlage als Autotext oder Schnellbaustein anlegen und mit Kürzeln versehen. Diese werden beim Erstellen des Dokuments eingefügt.

Was passiert, wenn eine Vorlage beschädigt ist?

Erstellen Sie eine neue Vorlage auf Basis einer funktionierenden Datei. Testen Sie die neue Vorlage mit Beispieldaten, bevor Sie sie produktiv einsetzen.

Kann ich mehrere Vorlagen für verschiedene Zwecke nutzen?

Ja, Sie können beliebig viele Vorlagen anlegen und diese verschiedenen Sachgebieten oder Anlässen zuordnen.