Konfiguration

Der Bereich Konfiguration ermöglicht es Ihnen, das Verhalten des Programms individuell anzupassen. Die hier vorgenommenen Einstellungen bestimmen, wie die Anwendung auf bestimmte Aktionen reagiert.

Einstellungen:

• Parameter Auswählen: Wenn Sie einen Parameter Auswählen, wird im unteren Bereich des Bildschirms eine kurze Erklärung zu dessen Funktion eingestellt.

• Einstellungen vornehmen: Die Anpassung erfolgt entweder durch eine einfache Ja-Nein Auswahl oder durch die Eingabe spezifischer Werte.

Durch die individuelle Konfiguration können Sie das Programm optimal auf Ihre spezifischen Arbeitsabläufe und Anforderungen zuschneiden.

Automatisierte Dokumentengenerierung und -ablage

Ein zentrales Element der Konfiguration ist die automatische Generierung von Dokumentennamen. Sobald ein neues Dokument für ein Objekt oder einen Termin erstellt wird, kann der Name anhand von definierten Parametern berechnet werden.

• Vorteile der Automatisierung: Dieser Prozess stellt sicher, dass alle erstellten Dokumente ein identisches Format haben und unabhängig vom jeweiligen Sachbearbeiter konsistent benannt werden.

• Beispiel zur Namensgebung: Für Anschreiben zu einer Terminart könnten die Parameter zu Dateinamen wie Objektname_Terminart_Datum_Zeit oder Terminart_Objektname_Datum_Zeit führen.

• Erweiterte Parameter: Durch Klicken auf das kleine Listen-Symbol hinter dem Namensfeld können Sie weitere Feldnamen einsehen, die zur Generierung des Dateinamens verwendet werden können

Auf diese Weise können Sie beispielsweise einen Ordner pro Objekt bestimmen, in dem alle Schreiben abgelegt werden, oder Sie können zusätzlich einen Unterordner bestimmen, in dem die Schreiben nach Terminart oder Sachgebiet geordnet werden.

Diese Funktion ermöglicht eine automatisierte und strukturierte Ablage der Dokumente auf dem Server.

Sie können auch festlegen, dass die Dokumente auf dem Server in einer festen Ordnerstruktur abgelegt werden. Diese Struktur kann ebenfalls durch Parameter gesteuert werden, beispielsweise nach Sachgebiet, Objekt oder einer Kombination aus beidem. Dies ermöglicht eine automatisierte und strukturierte Ablage.

Hinweis: Prüfen Sie vor der Festlegung der Ordnerstruktur, ob Sie von Ihrer IT-Administration die entsprechenden Lese-/Schreibrechte für die Verzeichnisse erhalten haben.