Tab Adressen zum Objekt

Der Tab Adressen zum Objekt dient dazu, alle relevanten Kontaktpersonen und ihre Adressinformationen für den Schriftverkehr im vorbeugenden Brandschutz zu verwalten.

Adressen erfassen:

Hier können Sie nicht nur die postalische Anschrift hinterlegen, sondern auch zusätzliche Informationen wie die Beziehung (z. B. Eigentümer, Hausmeister, Verwalter) und die Funktion der Person erfassen. Es ist auch möglich, zu vermerken, seit wann diese Beziehung besteht.

Schriftverkehr erstellen

Nachdem Sie eine Adresse ausgewählt haben, können Sie direkt ein Anschreiben verfassen:

Abbildung: Übersicht der Adressverwaltung zum Objekt. Im linken Bereich werden alle erfassten Adressen mit Beziehung und Funktion angezeigt. Im rechten Bereich können Sie für die ausgewählte Adresse direkt ein Anschreiben erstellen, eine Dokumentenvorlage wählen und den Schriftverkehr dokumentieren.

Über die Aktionsbuttons lassen sich Adressen bearbeiten, löschen oder neue hinzufügen. Die Statusanzeige informiert über den aktuellen Bearbeitungsstand.

• Klicken Sie auf die entsprechende Aktion. Der Dialog "Dokumentenvorlage wählen" wird geöffnet.

• Wählen Sie aus einer Liste von Dokumentvorlagen die passende aus. Diese Vorlagen können im Bereich "Allgemein" oder für ein bestimmtes "Sachgebiet" definiert sein und können Standardtextblöcke oder Gesetzestexte enthalten. Die Vorlagen werden mit WORD erstellt.

• Bearbeiten Sie das Anschreiben nach Bedarf.

• Nach der Bearbeitung können Sie das Dokument speichern, drucken oder per E-Mail versenden.

So wird sichergestellt, dass die gesamte Kommunikation zu einem Objekt zentral und strukturiert verwaltet wird.

Was tun, wenn ...?

...eine Adresse fehlt?

• Erfassen Sie die Adresse über den Button "Neu" und geben Sie alle relevanten Informationen an.

...eine Adresse falsch ist?

• Wählen Sie die Adresse aus und nutzen Sie die Funktion "Bearbeiten", um die Daten zu korrigieren.

...der Schriftverkehr nicht gespeichert wird?

• Prüfen Sie Ihre Netzwerkverbindung und die Berechtigungen. Versuchen Sie es erneut oder wenden Sie sich an den Administrator.

Best Practice

Hinterlegen Sie zu jeder Adresse möglichst vollständige Informationen (Beziehung, Funktion, Gültigkeit). Nutzen Sie die Dokumentvorlagen, um den Schriftverkehr zu standardisieren und Zeit zu sparen. Prüfen Sie regelmäßig die Aktualität der Adressdaten, um eine reibungslose Kommunikation sicherzustellen.

Beispiele aus der Praxis

1. Eigentümerwechsel dokumentieren:

• Nach dem Verkauf eines Gebäudes wird die neue Eigentümeradresse erfasst und die Beziehung „Eigentümer“ aktualisiert, damit alle Schreiben an die richtige Person gehen.

2. Hausmeister als Ansprechpartner hinterlegen:

• Für Reparatur- oder Wartungsanfragen wird die Adresse des Hausmeisters mit der Funktion „Hausmeister“ hinzugefügt, um eine schnelle Kontaktaufnahme zu ermöglichen.

3. Schriftverkehr mit mehreren Parteien:

• Bei einer Brandschutzmaßnahme werden sowohl der Eigentümer als auch die Verwaltung und der Mieter als Adressen mit unterschiedlichen Beziehungen hinterlegt, damit alle relevanten Parteien informiert werden können.

4. Nutzung von Vorlagen für Anschreiben:

• Ein Standardanschreiben zur Ankündigung einer Begehung wird per Vorlage erstellt, individuell angepasst und direkt aus dem Tab an die ausgewählte Adresse versendet.

5. Aktualisierung veralteter Kontaktdaten:

• Im Rahmen einer Datenpflege werden alle Adressen auf Aktualität geprüft und veraltete Telefonnummern oder E-Mail-Adressen korrigiert.

FAQ

Kann ich mehrere Adressen pro Objekt hinterlegen?

Ja, Sie können beliebig viele Adressen mit unterschiedlichen Beziehungen und Funktionen erfassen.

Können Vorlagen angepasst werden?

Ja, wenden Sie sich an die Administration, um WORD-Vorlagen zu bearbeiten oder neue hinzuzufügen.

Was passiert mit alten Anschreiben?

Der gesamte Schriftverkehr wird zum Objekt archiviert und ist jederzeit nachvollziehbar.

Wie kann ich Adressen exportieren?

Nutzen Sie die Exportfunktion im Menü, um Adressdaten als Excel- oder CSV-Datei zu speichern.