Archivierte Objekte

Wenn ein Objekt für den Vorbeugenden Brandschutz (VB) nicht mehr relevant ist, beispielsweise aufgrund einer Nutzungsänderung oder eines Abrisses, können Sie seine gesamte ‚Akte‘ archivieren.

Was passiert bei der Archivierung ?

Aus den Übersichten entfernt: Das Objekt wird aus den aktiven Übersichtslisten für den laufenden Betrieb entfernt. Es erscheint nicht mehr bei den regulären Suchvorgängen.
Daten bleiben erhalten: Alle zugehörigen Daten, wie Dokumente, Termine und Mängel, bleiben im System gespeichert. Benutzer mit den entsprechenden Zugriffsrechten können diese Informationen weiterhin einsehen.

Archivierte Nutzungseinheiten anzeigen

Im Formular können Sie über den Schiebeschalter "Archivierte Nutzungseinheiten anzeigen" einzelne Nutzungseinheiten, die einem Hauptobjekt zugeordnet waren, separat anzeigen. Standardmäßig werden diese Nutzungseinheiten nur als untergeordnete Elemente des Hauptobjekts dargestellt. Die Aktivierung dieser Option ermöglicht es Ihnen, sie als eigenständige, archivierte Objekte zu betrachten.

Objekt / Nutzungseinheit archivieren

Voraussetzungen zur Archivierung

Vor der Archivierung eines Objekts oder einer Nutzungseinheit sollten folgende Voraussetzungen erfüllt sein:

Zugriffsrechte: Sie verfügen über die erforderlichen Berechtigungen, um Objekte zu archivieren.
Prüfung der Relevanz: Das Objekt wird nicht mehr im aktiven Betrieb benötigt (z. B. nach Nutzungsänderung oder Abriss).
Datenkontrolle: Alle relevanten Daten und Dokumente wurden geprüft und ggf. gesichert.
Abstimmung: Die Archivierung wurde mit den zuständigen Stellen abgestimmt, falls dies organisatorisch notwendig ist.

Dieser Vorgang entfernt die nicht mehr relevanten Objekte und Nutzungseinheiten aus den aktiven Übersichten, bewahrt aber alle Daten für eine spätere Nutzung auf.

Abbildung: Objektauswahl zum Archivieren:

Das Bild zeigt die Auswahl eines Objekts im Objektbaum. Achten Sie darauf, das richtige Objekt zu markieren, da alle untergeordneten Nutzungseinheiten mit archiviert werden. Nutzen Sie die Suchfunktion, um gezielt nach Objekten zu filtern.

Objekt archivieren:

1. Objekt auswählen: Wählen Sie das gewünschte Objekt oder die Nutzungseinheit aus, indem Sie im Objektbaum doppelklicken oder aus der Liste Direkte Nutzungseinheiten auswählen.

2. Archivierung starten: Klicken Sie auf den Archivieren Button.

3. Dialog bestätigen: Es öffnet sich der Dialog Objektkonvertierung. Dieser zeigt alle zu archivierenden Objekten und Ihre zugehörigen untergeordneten Nutzungseinheiten.

Hinweis: Beachten Sie, dass alle im Objekt befindlichen Nutzungseinheiten mit archiviert werden.

Status Widerherstellung

Visualisierung: Farbige Kennzeichnung archivierter Objekte:

Die Abbildung demonstriert die farbliche Hervorhebung archivierter Objekte im Objektbaum. So erkennen Sie auf einen Blick, welche Einträge archiviert sind. Nutzen Sie Filter, um gezielt nach diesen zu suchen.

Archivierte Objekte und Nutzungseinheiten werden im Objektbaum farblich gekennzeichnet dargestellt. Sie können jederzeit über eine spezielle Übersichtsliste auf archivierte Objekte zugreifen, um Recherchen durchzuführen oder sie bei Bedarf wiederherzustellen und weiterzubearbeiten.

Objekt / Nutzungseinheit wiederherstellen

Der Bereich Archivierte Objekte ermöglicht es Ihnen, Objekte und Nutzungseinheiten, die Sie zuvor archiviert haben, entweder endgültig zu löschen oder wiederherzustellen.

Dialogansicht: Wiederherstellung archivierter Objekte:

Hier sehen Sie den Dialog zur Wiederherstellung. Überprüfen Sie vor dem Vorgang die Hierarchie, da übergeordnete Objekte automatisch mithergestellt werden.

1. Objekt auswählen: Wählen Sie unter Archivierte Objekte das gewünschte Objekt oder die Nutzungseinheit aus.

2. Vorgang ausführen: Ein Dialog öffnet sich. Bestätigen Sie den Vorgang mit "Übernehmen", um die Wiederherstellung zu starten.

Hinweis: Die Wiederherstellung eines untergeordneten Objekts führt automatisch auch zur Wiederherstellung aller übergeordneten Objekte, die für die korrekte Hierarchie notwendig sind.

Endgültig löschen

1. Objekt auswählen: Wählen Sie das zu löschende Objekt aus.

2. Vorgang ausführen: Bestätigen Sie den Vorgang im Dialog mit "Übernehmen".

Achtung: Dieser Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Beim Löschen eines übergeordneten Objekts werden auch alle untergeordneten Brandschutzobjekte mit gelöscht.

Listen / Auswertungen

Im Bereich Stammdaten/Reporting können Sie verschiedene Formulare und Listen für den Druck aufrufen. Diese lassen sich mit dem Reportdesigner individuell anpassen.

Wenn Sie die entsprechenden Rechte besitzen, können diese angepassten Listen direkt aus den Bearbeitungsformularen Objekt/Termine aufgerufen werden.

Archivierung und Wiederherstellung

Prüfen Sie, ob das Objekt wirklich nicht mehr benötigt wird.
Archivieren Sie das Objekt über die Objektauswahl.
Kontrollieren Sie die Darstellung im Objektbaum (farbliche Markierung).
Nutzen Sie die Filter, um archivierte Objekte gezielt anzuzeigen.
Bei Bedarf: Wiederherstellung oder endgültiges Löschen über den entsprechenden Dialog.

Best Practice

Archivieren Sie Objekte nur, wenn diese wirklich nicht mehr im Tagesgeschäft benötigt werden.
Dokumentieren Sie den Grund der Archivierung im System (z.B. im Bemerkungsfeld).
Prüfen Sie regelmäßig die Liste der archivierten Objekte, um veraltete Daten endgültig zu entfernen.
Nutzen Sie die Such- und Filterfunktionen, um Fehler bei der Auswahl zu vermeiden.

Typische Anwendungsfälle

1. Umzug einer Organisationseinheit:

Eine Feuerwehrwache zieht in ein neues Gebäude um. Das alte Gebäude wird archiviert, damit die Historie erhalten bleibt, aber nicht mehr in den aktuellen Übersichten erscheint.

2. Abriss eines Objekts:

Ein altes Lagerhaus wird abgerissen. Nach Abschluss aller Prüfungen wird das Objekt archiviert, um die Dokumentation weiterhin verfügbar zu halten.

3. Nutzungsänderung:

Ein Bürogebäude wird zu Wohnraum umgebaut. Die bisherige Nutzungseinheit wird archiviert, damit die neue Nutzung separat verwaltet werden kann.

4. Fehlerhafte Archivierung:

Ein Objekt wurde versehentlich archiviert. Über die Übersicht der archivierten Objekte kann es problemlos wiederhergestellt werden.

5. Endgültiges Löschen nach Frist:

Nach Ablauf gesetzlicher Aufbewahrungsfristen werden archivierte Objekte endgültig gelöscht, um das System aktuell zu halten.

6. Recherche im Rahmen einer Kontrolle:

Bei einer Brandschutzkontrolle werden archivierte Objekte gezielt angezeigt, um frühere Prüfungen und Maßnahmen nachvollziehen zu können.

Was wäre wenn ... (FAQ)

Was passiert, wenn ich versehentlich ein Objekt archiviere?

Sie können das Objekt jederzeit über die Übersicht der archivierten Objekte wiederherstellen.

Kann ich ein archiviertes Objekt bearbeiten?

Nein, archivierte Objekte sind schreibgeschützt. Sie müssen es wiederherstellen, um Änderungen vorzunehmen.

Was passiert mit verknüpften Dokumenten und Terminen?

Alle zugehörigen Daten bleiben erhalten und werden mit dem Objekt archiviert.

Kann ich ein Objekt endgültig löschen?

Ja, aber dieser Vorgang ist nicht reversibel. Prüfen Sie vor dem Löschen, ob keine relevanten Daten mehr benötigt werden.

Wie erkenne ich archivierte Objekte?

Sie sind im Objektbaum farblich markiert und können über Filter gezielt angezeigt werden.