Personalauswahl

Der nachfolgende Screenshot zeigt den Dialog zur Personalauswahl. Links sehen Sie die Auswahlliste mit allen verfügbaren Personen, die Sie über die Suchfunktion oder Filter gezielt eingrenzen können. In der Mitte werden die zugeordneten Fahrzeuge (Kfz) und Einheiten angezeigt. Rechts sehen Sie die aktuell ausgewählten Personen, sortiert nach Einheit und Fahrzeug.

Mit dem Button Personal Hinzufügen öffnen Sie das Drop-Down-Menü, um neue Personen hinzuzufügen oder bestehende auszuwählen.

Die Personalauswahl kann aus verschiedenen Quellen erfolgen:

• Personalübersicht (z.B. Rufverzeichnis)

• Übernahme aus dem Wachbuch

• Übernahme aus dem Dienstplan

• Übernahme aus Atemschutzüberwachung(sofern Atemschutzimport durchgeführt wurde)

Je nach Systemkonfiguration stehen diese Quellen zur Verfügung und können direkt im Dialog ausgewählt werden. So ist eine schnelle und flexible Zuordnung des Personals möglich.

Tipp: Neue Personen lassen sich direkt anlegen und sofort zuordnen – praktisch, wenn spontan jemand ergänzt werden muss.

Alle Änderungen werden nach Abschluss übersichtlich unten im Dialog angezeigt. So behalten Sie stets den Überblick über Ihre Zuordnungen.

Personal zuordnen

Der Screenshot zeigt den Dialog zur Zuordnung von Personal zu Einheiten und Fahrzeugen. Links finden Sie praktische Filtermöglichkeiten über die Checkboxen:

• Nur Personen der Einheit anzeigen: Zeigt ausschließlich das Personal der aktuell gewählten Einheit.

• Nur aktive Einsatzkräfte anzeigen: Blendet nur diejenigen ein, die aktuell im aktiven Dienst (BF/FF) sind und einer relevanten Abteilung zugeordnet wurden.

Mit diesen Filtern können Sie die Personalauswahl schnell und gezielt eingrenzen. Das erleichtert die Übersicht, besonders bei vielen Einträgen.

Tipp: Nutzen Sie die Filter, um Fehler bei der Zuordnung zu vermeiden und die Übersichtlichkeit zu erhöhen.

Sie können ganz einfach Personen einer Einheit oder einem Fahrzeug zuordnen. Im Dialog Ausgewählte Personen sehen Sie übersichtlich, wer aktuell welcher Einheit zugeordnet ist – auch, wenn noch keine Fahrzeugzuordnung besteht.

Praxisbeispiel: Wird eine FF alarmiert, können Personen auf der Wache oder im Gerätehaus verbleiben, ohne einem Fahrzeug zugeordnet zu sein. Andere Personen sind direkt einem bestimmten Kfz (z. B. „XYZ“) zugeordnet.

Tipp: Neue Personen lassen sich jederzeit direkt anlegen und sofort zuordnen. Nach dem Schließen des Formulars erhalten Sie in der Fußzeile eine Zusammenfassung aller vorgenommenen Änderungen.

Was wäre wenn / Wenn nicht:

• Wenn keine Person ausgewählt oder zugeordnet wird, erscheint eine Systemmeldung und die Zuordnung kann nicht abgeschlossen werden.

• Prüfen Sie, ob alle Pflichtfelder ausgefüllt sind (z.B. Auswahl der Einheit, des Fahrzeugs oder der Person).

• Bei fehlerhaften oder doppelten Zuordnungen erhalten Sie einen Hinweis und können die Auswahl korrigieren.

Personen verschieben

Der Screenshot zeigt, wie Sie eine Person (z. B. „Freitag, Martin“) einer anderen Einheit oder einem anderen Fahrzeug zuordnen können. Mit einem Rechtsklick auf die gewünschte Person öffnet sich ein Kontextmenü. Hier stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung:

• Verschieben: Die Person wird einer anderen Einheit oder einem anderen Fahrzeug zugeordnet. Im Dialog wählen Sie die Ziel-Einheit und das Ziel-Fahrzeug aus und bestätigen mit „Übernehmen“.

• Statuszeiten kopieren: Sie können auswählen, welche Statuszeiten (z. B. Alarmzeit, Status 1–4, Rüstzeit, Einsatzende) beim Verschieben mit übernommen werden sollen. Dies ist besonders hilfreich, um die Dokumentation lückenlos und korrekt zu halten.

Im linken Dialogfenster wählen Sie gezielt die zu kopierenden Zeiten aus. Im rechten Dialogfenster legen Sie die neue Zuordnung fest. Erst nach Bestätigung werden die Änderungen übernommen.

Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit, Statuszeiten gezielt zu übernehmen, um die Einsatzdokumentation konsistent und nachvollziehbar zu halten – besonders bei komplexen Lagen oder häufigen Verschiebungen.

Personen Schutzausrüstungseinsatz

Rechts unter Personendaten erzeugen Sie mit Hinzufügen den Dialog Schutzausrüstungseinsätze, hier können Sie genauere Angaben zu dem Schutzausrüstungseinsatz erfassen. Für die Erfassung der Expositionsdaten gilt die gleiche Vorgehensweise.

Der Screenshot zeigt, wie Sie einen Schutzausrüstungseinsatz für eine Person dokumentieren. Nachdem Sie eine Person aus der Liste unter Einheit/KFZ ausgewählt haben, klicken Sie rechts unter Personendaten auf Hinzufügen. Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie alle relevanten Angaben zum Schutzausrüstungseinsatz erfassen können:

• Im Bereich Personaldaten werden Vorname und Nachname automatisch übernommen.

• Unter Einsatz geben Sie Datum, Dauer, Einsatzleiter und Einsatznummer an. Der Ort kann ebenfalls eingetragen werden.

• Im Bereich Ausrüstung erfassen Sie die verwendete Gerätschaft (z. B. Gerätetyp, Gerätenummer, Maskennummer).

• Im Feld Info können Sie zusätzliche Hinweise oder Besonderheiten zum Einsatz dokumentieren.

Nach dem Speichern erscheint der Eintrag in der Übersichtstabelle unten rechts. Die Checkbox Übernommen ins Personalverzeichnis wird erst gesetzt, wenn der Hauptbericht die Bearbeitungsstufe „ Sperre “ erreicht hat. So stellen Sie sicher, dass alle Einsätze korrekt und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Was wäre wenn / Wenn nicht:

• Wird der Schutzausrüstungseinsatz nicht korrekt erfasst, fehlen wichtige Nachweise im Personalverzeichnis.

• Pflichtfelder (z.B. Art des Einsatzes, betroffene Person) müssen ausgefüllt werden, sonst erfolgt ein Hinweis und die Speicherung ist nicht möglich.

• Bei Unklarheiten zur Exposition wenden Sie sich an die Administration.

Starten Sie die Personalverwaltung, werden die aus der Einsatzbearbeitung eingepflegten Informationen der Schutzausrüstungseinsätze/Expositionen in den jeweiligen Personendaten importiert. Mehr hierzu im Personalverzeichnis (Atemschutzeinsätze importieren), dieses Modul kann optional erworben werden.

Exposition

Zur Erweiterung des Schutzausrüstungseinsatz gibt es noch die Exposition. Bei der Exposition handelt es sich um die Folge von Verschleppungen oder Kontaminationen, insbesondere an den Händen mit anschließendem Hand-Mund-Kontakt (z. B. Blei).

Hierfür wiederum gibt es die Zentrale Expositionsdatenbank (ZED) welche ein Angebot der Deutschen Gesetzlichen Unfallversicherung (DGUV) ist. Sie dient der zentralen Erfassung Beschäftigter gegenüber krebserzeugenden oder keimzellmutagenen Stoffen der Kategorien 1A und 1B exponiert sind.

Was wäre wenn / Wenn nicht:

• Wird keine Exposition dokumentiert, fehlen wichtige Angaben für spätere Nachweise oder Auswertungen.

• Pflichtfelder wie Name, ZED-ID und CAS-Nummer müssen ausgefüllt werden, sonst erfolgt eine Fehlermeldung.

• Bei fehlenden Gefahrstoffen können diese manuell ergänzt werden.

Der Screenshot zeigt den Dialog zur Erfassung einer Exposition. Hier dokumentieren Sie alle relevanten Angaben zu Gefahrstoffen, Tätigkeiten und Schutzmaßnahmen für eine Person:

• Im Bereich Personaldaten werden Vorname und Nachname automatisch übernommen.

• Unter Gefahrstoff wählen Sie den Stoff aus der ZED-Liste (inkl. Titel, ZED-ID, CAS-Nummer) oder tragen einen sonstigen Gefahrstoff bzw. ein Stoff-Gemisch ein.

• Im Feld Arbeitsbereich/Tätigkeit geben Sie an, in welchem Bereich die Exposition stattfand. Falls nötig, kann ein sonstiger Arbeitsbereich manuell ergänzt werden.

• Im Abschnitt Schätzung erfassen Sie das Datum, eine qualitative Angabe (z. B. Toleranzkonzentration) und die Quellenangabe als Bezug. Zusätzliche Bemerkungen können Sie im entsprechenden Feld hinterlegen.

Rechts wählen Sie, ob es sich um eine inhalative oder dermale Exposition handelt und ob ein Unfallereignis oder Atemschutzvorfall vorlag.

• Sie können angeben, ob Messwerte oder Schätzungen vorhanden sind, die Dauer der Exposition eintragen und den verwendeten Atemschutz auswählen (inkl. Freitext für sonstige Atemschutzarten).

• Für technische Schutzmaßnahmen steht eine Auswahlliste zur Verfügung, weitere Maßnahmen können frei ergänzt werden.

• Im Feld Bemerkungen dokumentieren Sie Besonderheiten oder Hinweise zur Exposition.

Nach dem Ausfüllen aller relevanten Felder speichern Sie die Angaben mit „Übernehmen“. So stellen Sie sicher, dass alle Expositionsdaten vollständig und nachvollziehbar dokumentiert sind.

Gefahrstoff:

Wählen Sie aus dem Dropdown-Menü einen zutreffenden Gefahrstoff aus, der zuvor aus der ZED-Liste (Zentrale Expositionsdatenbank) importiert wurde. Die ausgewählten Stoffe werden mit den folgenden Informationen angezeigt:

Name des Stoffes

ZED-ID

CAS-Nummer (Chemical Abstracts Service Nummer zur eindeutigen Identifikation des Stoffes)

Diese Angaben gewährleisten eine präzise Zuordnung und Identifikation des jeweiligen Gefahrstoffs.

Stoff Gemisch:

• Wenn Gefahrstoffe nicht in der Liste der Gefahrstoffe zu finden ist, können diese hier manuell hinterlegt werden.

• Zusätzlich sind dann die relevanten Gefahrstoffe im Feld Gefahrstoff anzugeben.

Arbeitsbereich / Tätigkeit:

• Selektierung für denn Arbeitsbereich / die Tätigkeit den die Gefährdung betrifft über das DropDown Menü.

• Falls kein passender Arbeitsplatz gefunden wurde, kann hierfür das Textfeld Sonstiger Arbeitsbereich zur manuellen Eingabe genutzt werden.

Schätzung:

• Datumsangabe der gemachten Schätzung.

• Selektierung aus der vorgegebenen Liste per DropDown.

• Darauf ist zu achten,die jeweiligen Werte, zu denen Bezug genommen wird, im Feld Bemerkungen auszuführen und die Quelle der Werte, auf die Sie sich beziehen im Feld Quellenangabe als Bezug mit anzugeben.

Inhalative Exposition

Inhalative Exposition ist das Vorhandensein eines Gefahrstoffes in der Luft im Atembereich der Person. Sie wird beschrieben durch die Angabe von Konzentration und zugehörigem zeitlichen Bezug (Dauer der Exposition).

Dargestellt wird der Dialog zur Erfassung einer inhalativen Exposition. Hier dokumentieren Sie alle relevanten Angaben zu einem Ereignis, bei dem eine Person Gefahrstoffen in der Luft ausgesetzt war:

• Wählen Sie oben die Expositionsart (inhalativ oder dermal) und markieren Sie, ob es sich um ein unfallartiges Ereignis oder einen Atemschutzvorfall handelt.

• Geben Sie an, ob Messwerte oder Schätzungen zur Exposition vorliegen. Falls ja, tragen Sie die Werte in die entsprechenden Felder ein.

• Erfassen Sie die Dauer der Exposition und wählen Sie die passende Zeiteinheit (z. B. Minuten).

• Wählen Sie den verwendeten Atemschutz aus der Liste oder geben Sie einen sonstigen Atemschutz manuell ein.

• Für technische Schutzmaßnahmen steht eine Auswahlliste zur Verfügung. Weitere Maßnahmen können Sie im Freitextfeld ergänzen.

• Im Feld Bemerkungen können Sie zusätzliche Hinweise, Besonderheiten oder wichtige Details zum Ereignis dokumentieren.

Tipp: Nutzen Sie die Felder gezielt, um alle relevanten Informationen zur Exposition und den getroffenen Schutzmaßnahmen nachvollziehbar zu erfassen. So ist eine lückenlose Dokumentation für spätere Auswertungen und Nachweise gewährleistet.

Dermale Exposition

Die dermale Exposition beschreibt den Hautkontakt mit Stoffen oder Gemischen. Der Hautkontakt kann entweder ein direkter oder auch ein indirekter Kontakt sein, z. B. mit kontaminierten Einsatzkleidung oder Arbeitsmitteln.

Unfallartiges Ereignis:

• Zum Beispiel plötzliche Freisetzung von Stoffen durch technische Störungen, Fehler in der Bedienung, defekte PSA oder ähnliches.

Schutzausrüstungsdefekt:

• Wird gewählt, wenn beispielsweise Beschädigungen an der Bekleidung oder sonstiger Schutzausrüstung vorliegt.

Hautkontakt:

• Checkbox Auswählen wenn z.B defekte oder Beschädigungen an der PSA vorliegen. Ergänzende Informationen hierzu können in dem Textfeld Bemerkungen gemacht werden.

Hautschutzmittel:

• Manuelle Angabe ob/welche Hautschutzmittel verwendet wurden.

Exponiertes Körperteil:

• Hinweis welches Körperteil betroffen ist. Beispielsweise, Handinnenfläche, Fingerspitze etc.

Was wäre wenn / Wenn nicht:

• Wird kein Hautkontakt dokumentiert, kann eine spätere Nachverfolgung erschwert sein.

• Pflichtfelder wie betroffene Person, Art des Kontakts und ggf. eingesetzte Schutzmittel müssen ausgefüllt werden.

• Bei fehlenden Angaben erfolgt ein Hinweis durch das System.

Schutzhandschuhe:

• Wählen Sie die Schutzhandschuhe aus einer bestehenden Liste über das Dropdown-Menü aus. Die Liste enthält unter anderem folgende Angaben:

• Hersteller

• Fabrikat

• Material, das für das Produkt verwendet wurde

Nach der Auswahl werden die Daten der Handschuhe automatisch übernommen. Dabei kann das Material durch eine Filterfunktion weiter spezifiziert werden. Ein gesetzter Haken in der Aktiv-Checkbox zeigt an, dass dieser Artikel aktuell noch verwendet wird (z. B. innerhalb der Gültigkeitsdauer oder vor Ablauf des Verfallsdatums).

Schutzbekleidung:

• Wählen Sie die Schutzhandschuhe aus einer bestehenden Liste über das Dropdown-Menü aus. Die Liste enthält unter anderem folgende Angaben:

• Hersteller

• Fabrikat

Nach der Auswahl werden die Daten der Handschuhe automatisch übernommen.

Dieses Verfahren ermöglicht eine einfache und strukturierte Übertragung der Expositionsdaten welche im weitern Verlauf auch, wenn bei Ihnen Vorhanden, im Programm der Personalverwaltung genutzt werden.

Best Practice & Checkliste

• Speichern Sie Ihre Eingaben regelmäßig, um Datenverlust zu vermeiden.
• Kontrollieren Sie nach Abschluss alle Angaben, insbesondere bei paralleler Bearbeitung durch mehrere Nutzer.
• Achten Sie darauf, dass alle Pflichtfelder ausgefüllt sind und keine Konflikte bestehen.
• Dokumentieren Sie alle relevanten Einsätze, Expositionen und Schutzausrüstungen vollständig.
• Bei Unsicherheiten oder Systemfehlern wenden Sie sich an die Administration.

Checkliste für den Abschluss:

• [ ] Alle Pflichtfelder ausgefüllt?
• [ ] Personal korrekt zugeordnet?
• [ ] Schutzausrüstungseinsätze und Expositionen dokumentiert?
• [ ] Angaben abschließend kontrolliert?