Orga-Einheiten
Mit dieser Vorgehensweise können Sie gezielt Orga-Einheiten einem Einsatzbericht hinzufügen und, wenn erforderlich, Unterberichte zur weiteren Bearbeitung öffnen.
In dieser Maske wählen Sie gezielt die Orga-Einheiten aus, die dem Einsatzbericht hinzugefügt werden sollen. Bereits zugeordnete Einheiten sind farbig hervorgehoben. Sie sehen außerdem, welche Einheiten aktuell „In Arbeit“ sind und können die Bearbeitung gezielt steuern.
Tipp: Nutzen Sie die farbigen Markierungen, um schnell zu erkennen, welche Einheiten bereits verwendet werden oder noch verfügbar sind. Über die Buttons am rechten Rand können Sie Einheiten bearbeiten oder Einheiten entfernen. Die Statusanzeige hilft, Bearbeitungskonflikte im Team frühzeitig zu erkennen.
Button Orga-Einheit hinzufügen nutzen: →
Klicken Sie auf den Button Orga-Einheit hinzufügen. Dadurch wird der Dialog Einheit(en) auswählen erzeugt.
Einheit auswählen: →
Im Dialog Einheit(en) auswählen können Sie die gewünschte Orga-Einheit auswählen und sie dem Einsatzbericht hinzufügen. Bereits verwendete Einheiten werden in der Liste farbig dargestellt.
Unterberichtzugehörigkeit überprüfen: →
Überprüfen Sie, ob die ausgewählte Orga-Einheit oder das Fahrzeug eine Unterberichtzugehörigkeit besitzt. Falls ja (Schloss-Symbol geöffnet), kann dieser im Hauptbericht bearbeitet oder im Verwaltungs-Modus zur Bearbeitung geöffnet werden.
Unterbericht zur Bearbeitung öffnen (falls erforderlich): →
Falls eine Orga-Einheit oder ein Fahrzeug eine Unterberichtzugehörigkeit besitzt, prüfen Sie, ob der Button Unterbericht zur Bearbeitung öffnen verfügbar ist. Ist er grau hinterlegt, steht diese Funktion nicht zur Verfügung.
Best Practice & Was tun, wenn...
Was tun, wenn keine Orga-Einheit ausgewählt werden kann?
Stellen Sie sicher, dass die gewünschte Einheit noch nicht zugeordnet ist und keine Filter aktiv sind.
Was tun, wenn der Button „Unterbericht zur Bearbeitung öffnen“ nicht verfügbar ist?
Prüfen Sie, ob die Unterberichtzugehörigkeit korrekt gesetzt ist und ob ggf. ein anderer Benutzer den Bericht bearbeitet.
Empfehlung: Löschen Sie Orga-Einheiten immer erst, nachdem alle zugeordneten Fahrzeuge entfernt wurden, um Datenkonflikte zu vermeiden.
Hinweis: Nutzen Sie die farbigen Statusanzeigen, um Bearbeitungskonflikte im Team frühzeitig zu erkennen und abzustimmen.
Bedeutung der Checkboxen
Orga-Einheit hinzufügen:
Wählen Sie eine Orga-Einheit aus einer bestehenden Liste aus.
Orga-Einheit entfernen:
Eine Orga-Einheit kann nur entfernt werden, wenn zuvor alle zugeordneten Fahrzeuge gelöscht wurden.
So zeigen Sie Orga-Einheitsdaten an und übertragen Einsatzzeiten:
Orga-Einheit auswählen:
Klicken Sie auf die gewünschte Orga-Einheit in der Liste.
Reiter „Orga-Einheitsdaten“ prüfen:
Im rechten Bereich werden unter „Orga-Einheitsdaten“ alle relevanten Informationen angezeigt, z. B. Einheitsführer, Beteiligung (Freiwillig, Beruflich, nicht gewählt) sowie die Einsatzzeiten (Alarmzeit, Einsatzende).
Einsatzzeiten auf Fahrzeuge und Personen übertragen:
Sie können die Einsatzzeiten auf alle zugeordneten Fahrzeuge und Personen übertragen. Das spart Zeit, da bei einer Korrektur nicht jede Ressource einzeln angepasst werden muss.
So behalten Sie stets den Überblick über die Orga-Einheitsdaten und können Einsatzzeiten effizient und konsistent verwalten.
Personalauswahl für Einheiten
In diesem Tab wählen Sie gezielt Personen aus, die einer Orga-Einheit zugeordnet werden sollen. Sie können neue Personen anlegen oder aus bestehenden Quellen (z. B. Personalverzeichnis, Wachbuch, Dienstplan) auswählen. Die Tabelle zeigt alle verfügbaren Personen mit relevanten Angaben wie Name, Einheit und Status.
Tipp: Nutzen Sie die Filter- und Suchfunktionen sowie die Checkboxen „Nur Personen von ... anzeigen“ und „Nur aktive Einsatzkräfte anzeigen“, um die Auswahl schnell und gezielt einzugrenzen. So behalten Sie auch bei vielen Einträgen den Überblick.
Um Personen und Fahrzeuge einer Orga-Einheit zuzuordnen, gehen Sie wie folgt vor:
Personen zuordnen:
Klicken Sie auf das Personen-Icon, um den Dialog „Personenauswahl für Einheit...“ zu öffnen.
Sie können entweder eine neue Person anlegen oder eine Person aus bestehenden Quellen (z. B. Personalverzeichnis, Wachbuch, Dienstplan) auswählen und der passenden Orga-Einheit zuordnen.
Nutzen Sie die Checkboxen „Nur Personen von FF, BF...“ und „Nur aktive Einsatzkräfte anzeigen“, um die Auswahl gezielt einzugrenzen.
Fahrzeuge zuordnen:
Öffnen Sie den Dialog „Fahrzeugauswahl“, um Fahrzeuge der Orga-Einheit zuzuweisen.
- Sie können vorhandene Fahrzeuge auswählen oder bei Bedarf neue Fahrzeuge anlegen und zuordnen.
Zuordnungen anzeigen:
Die zugeordneten Personen und Fahrzeuge werden übersichtlich in den jeweiligen Tabs (z. B. Personen, Fahrzeuge) dargestellt.
So ordnen Sie Personen und Fahrzeuge effizient einer Orga-Einheit zu und behalten die Übersicht über alle Zuordnungen.
Hinweis: Neu erstellte Personen und Fahrzeuge gelten nur für diesen Einsatzbericht und stehen ausschließlich darin zur Verfügung.
Geräteauswahl
Um Geräte und Materialien einer Orga-Einheit für einen Einsatz auszuwählen und abrechnungstechnisch relevante Angaben zu machen, gehen Sie wie folgt vor:
Was zeigt die Maske „Geräteauswahl für Einheit“?
In dieser Maske wählen Sie gezielt Geräte und Materialien aus, die einer Orga-Einheit für den Einsatz zugeordnet werden sollen. Links sehen Sie die Geräteklassen und können gezielt nach Geräten suchen oder filtern. In der Mitte werden die ausgewählten Geräte angezeigt. Im Fenster „Einzelheiten zur Gerätenutzung“ erfassen Sie wichtige Details wie Menge, Einheit und Betriebszeit.
Tipp: Nutzen Sie die Suchfunktion, um schnell das gewünschte Gerät zu finden. Die genaue Dokumentation der Details ist wichtig für die Abrechnung und Nachverfolgbarkeit. Über die Buttons „Gerät“, „Verbrauch“ und „Entsorgung“ können Sie alle relevanten Angaben erfassen und später nachvollziehen.
1. Zum Tab „Geräte/Material“ wechseln:
Öffnen Sie im Formular den Tab „Geräte/Material“, um zum Dialog „Geräteauswahl für …(Einheit XY)“ zu gelangen.
2. Geräte und Material auswählen:
Wählen Sie die benötigten Gerätschaften und das Material für die gesamte Orga-Einheit aus Ihrer Stammdatenliste aus.
3. Details zu Gerät, Verbrauch und Entsorgung erfassen:
Erfassen Sie die Details zu Verbrauch und Entsorgung wie benötigt. Weitere Informationen dazu finden Sie im oberen Hinweis zur Maske.
4. Abrechnungstechnische Angaben beachten:
Die gemachten Angaben – insbesondere zu Verbrauch (z. B. Ölbindemittel) und Entsorgung (z. B. Sondermüll) – sind für die Abrechnung relevant. Sie können pro Orga-Einheit oder unter KFZ auch nur pro Fahrzeug abgerechnet werden.
Was tun, wenn...
...ein Gerät oder Material nicht auswählbar ist?
Stellen Sie sicher, dass das Gerät/Material in den Stammdaten korrekt angelegt und der richtigen Geräteklasse zugeordnet ist. Prüfen Sie, ob Filter aktiv sind oder bereits eine maximale Anzahl zugeordnet wurde.
...Verbrauch oder Entsorgung nicht dokumentiert werden kann?
Kontrollieren Sie, ob die entsprechenden Felder im Dialog aktiviert sind und ob für das Gerät die Funktion „Verbrauch“ oder „Entsorgung“ vorgesehen ist.
Best Practice:
Dokumentieren Sie den Materialverbrauch möglichst zeitnah und vollständig, um eine lückenlose Abrechnung und Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten. Nutzen Sie die Möglichkeit, häufig verwendete Geräte als Favoriten in den Stammdaten zu markieren.
Bedeutung der Checkboxen:
Untergeordnete Geräte auch anzeigen:
Im Tab Orga-Einheiten und Kfz wählbar.
Alle Geräte vom Fahrzeug anzeigen:
Nur im Tab Kfzwählbar.
Die Bedeutung der Checkboxen ist in der Regel selbsterklärend.
So wählen Sie gezielt Geräte und Material für den Einsatz aus und stellen sicher, dass alle abrechnungsrelevanten Angaben vollständig dokumentiert sind.
Materialübersicht (optional)
Im Dialog „Übersicht“ erhalten Sie eine detaillierte Aufstellung aller verbrauchten Artikel für den Einsatz.
Die Tabelle ist nach Artikelbezeichnung gruppiert und zeigt für jeden Artikel die Gesamtsumme an.
Durch Aufklappen eines Artikels werden die Details sichtbar: Sie sehen, welcher Einheit und ggf. welchem Fahrzeug der Verbrauch zugeordnet wurde sowie die jeweilige Menge/Anzahl.
So können Sie nachvollziehen, wie sich der Gesamtverbrauch auf die einzelnen Einheiten und Fahrzeuge verteilt.
Die farbige Hervorhebung unterstützt die Übersichtlichkeit und hilft, relevante Einträge schnell zu erkennen.
Die Materialübersicht ist besonders hilfreich für die Abrechnung und die lückenlose Dokumentation des Materialeinsatzes.
Das Beispiel im Screenshot zeigt u. a. den Gesamtverbrauch von „Ölbindemittel“ und „Bioversale“ sowie die Zuordnung auf verschiedene Einheiten und Fahrzeuge.
Was tun, wenn...
- ...ein Artikel in der Übersicht fehlt?
Prüfen Sie, ob der Verbrauch korrekt im Dialog „Geräte/Material“ erfasst und gespeichert wurde. Aktualisieren Sie ggf. die Übersicht oder kontrollieren Sie die Filtereinstellungen.
- ...die Zuordnung zu Einheiten/Fahrzeugen nicht stimmt?
Überprüfen Sie, ob die richtige Einheit bzw. das richtige Fahrzeug beim Erfassen des Verbrauchs ausgewählt wurde. Korrigieren Sie die Zuordnung im Bearbeitungsdialog.
Best Practice:
Tipp: Nutzen Sie die Gruppierungsfunktion der Tabelle, um schnell einen Überblick über den Gesamtverbrauch pro Artikel und Einheit zu erhalten. So lassen sich Abweichungen und Fehlerquellen frühzeitig erkennen.
Unterbericht Einheit
Mit einem Unterbericht dokumentieren Sie detaillierte Informationen zu einer Orga-Einheit oder einem Fahrzeug im Einsatz. Die nachfolgenden Schritte und Felder orientieren sich an der Benutzeroberfläche (siehe Screenshot).
1. Prüfen der Unterberichtzugehörigkeit:
Überprüfen Sie, ob eine Orga-Einheit oder ein Kfz eine Unterberichtzugehörigkeit hat. Falls ja, kann der Unterbericht im Hauptbericht bearbeitet oder im Verwaltungs-Modus „zur Bearbeitung“ geöffnet werden. Ist der Button „Unterbericht zur Bearbeitung öffnen“ grau, steht die Funktion nicht zur Verfügung.
2. Unterbericht öffnen:
Wenn die Unterberichtzugehörigkeit besteht, öffnen Sie den Unterbericht über den entsprechenden Button. Die Bearbeitung erfolgt entweder direkt im Hauptbericht oder im Verwaltungs-Modus.
3. Unterbericht erzeugen:
Unterberichte können auf zwei Arten erzeugt werden:
Über den Button „Unterberichte generieren“ im Selektionsformular
Im Bericht-Editierformular des jeweiligen Tabs (z. B. Orga-Einheiten → Unterbericht-Einheit oder KFZ → Unterbericht-Fahrzeug) mit „Unterbericht für Orga-Einheit/KFZ erzeugen“
4. Einstellungen und Felder im Unterbericht:
Im Kopfbereich legen Sie die Abschlussstufe (z. B. „In Arbeit“), die zugehörige Einheit und den Bearbeiter fest.
Die folgenden Felder stehen zur Verfügung:
Auftrag: Beschreibung des Einsatzauftrags für die Einheit
Maßnahmen: Getroffene Maßnahmen und besondere Tätigkeiten
Besonderheiten im Einsatzablauf: Hinweise auf spezielle Vorkommnisse oder Gefahren
Angaben zum Einsatzabschnitt: Beschreibung der örtlichen Gegebenheiten, Schäden oder weiterer Besonderheiten
Mit dem Button „Unterbericht drucken“ können Sie den Unterbericht als Dokument ausgeben.
Hinweis: Die strukturierte Dokumentation im Unterbericht erleichtert die Nachvollziehbarkeit und spätere Auswertung des Einsatzes. Tragen Sie alle relevanten Informationen möglichst vollständig und präzise ein.
Unterbericht Statistikmerkmale
In diesem Abschnitt können Sie für den Unterbericht relevante Statistik- und Leistungsmerkmale sowie deren Werte zuordnen. Die Oberfläche und der Ablauf orientieren sich am gezeigten Dialog (siehe Screenshot).
1. Vordefinierte Merkmale:
Die verfügbaren Merkmale (z. B. Einsatzarten, Brandarten, Brandursachen) werden zentral in den Stammdaten gepflegt und stehen im Dialog zur Auswahl bereit.
2. Merkmale und Werte zuordnen:
Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Dialog „Merkmale zuordnen“ zu öffnen. Wählen Sie links das gewünschte Leistungs- oder Pflichtmerkmal und rechts die passenden Werte (z. B. „Verpuffung/Explosion“, „offenes Feuer“). Sie können mehrere Werte pro Merkmal zuordnen.
3. Pflichtmerkmale und Filter:
Mit der Checkbox „nur Pflichtmerkmale anzeigen“ können Sie die Ansicht auf die noch offenen, verpflichtend zuzuordnenden Merkmale beschränken. So behalten Sie den Überblick, welche Angaben noch fehlen.
4. Übersicht und Kontrolle:
Die zugeordneten Merkmale und Werte werden in der Übersichtstabelle angezeigt. Noch offene Pflichtmerkmale werden hervorgehoben, sodass Sie die Bearbeitung gezielt abschließen können.
Merkmale können Abhängigkeiten haben, die ebenfalls in den Stammdaten hinterlegt sind.
Hinweis: Achten Sie darauf, alle relevanten Pflichtmerkmale zuzuordnen, um die Vollständigkeit des Berichts sicherzustellen.
Der Screenshot zeigt beispielhaft die Auswahl und Zuordnung von Brandursachen und Brandverlaufarten mit den jeweiligen Werten.
Was tun, wenn...
...ein Pflichtmerkmal nicht zugeordnet werden kann?
Prüfen Sie, ob das Merkmal in den Stammdaten korrekt angelegt und aktiviert ist. Eventuell bestehen Abhängigkeiten zu anderen Merkmalen, die zuerst zugeordnet werden müssen.
...die Werteauswahl eingeschränkt ist?
Kontrollieren Sie, ob für das Merkmal die passenden Werte in den Stammdaten hinterlegt wurden. Wenden Sie sich ggf. an die Administration.
Best Practice:
Arbeiten Sie die offenen Pflichtmerkmale systematisch ab und nutzen Sie die Filterfunktion, um keine verpflichtenden Angaben zu übersehen. Dokumentieren Sie Besonderheiten oder Abweichungen direkt im Unterbericht für eine spätere Nachvollziehbarkeit.
