Medien

In diesem Formular können Sie verschiedene Medien wie Schriftwechsel, Fotos, Zeitungsartikel und mehr im Zusammenhang mit einem Einsatz strukturiert hinterlegen, anzeigen und verwalten. Die Medienverwaltung ist ein zentraler Bestandteil der Einsatzdokumentation und unterstützt die lückenlose Nachvollziehbarkeit.

Die Abbildung zeigt die Medienverwaltung im Einsatzbericht. Die Oberfläche gliedert sich in folgende Bereiche:

• Medienliste (oben): Hier werden alle bereits zum Einsatz hinterlegten Mediendateien tabellarisch angezeigt. Jede Datei ist mit Pfad, Typ und Zusatzinformationen versehen. Über die Buttons Hinzufügen und Entfernen können Medien ergänzt oder gelöscht werden.

• Vorschau und Details (rechts): Mit dem Daten Icon oder Doppelklick auf den Dateipfad wird eine Vorschau des Mediums geöffnet (z. B. Bildanzeige im Popup).

• Informationsbereich (rechts): Hier können Zusatzinformationen zu jeder Datei hinterlegt werden, z. B. Beschreibung, Quelle oder Kontext zum Einsatz.

• Bedienelemente (rechts): Funktionen wie Speichern, Drucken oder Verlauf stehen zur Verfügung. Pflichtfelder und gesperrte Felder werden farblich hervorgehoben.

Schritt für Schritt:

1. Medienformular öffnen: Navigieren Sie zum Tab „Medien“ im Einsatzbericht.

2. Medien hinzufügen: Klicken Sie auf Hinzufügen, wählen Sie die gewünschte Datei (z. B. Foto, PDF) von Ihrem PC aus und bestätigen Sie die Auswahl.

3. Datei erscheint in der Medienliste: Die Datei wird mit Pfad und Typ angezeigt.

4. Zusatzinformationen erfassen: Klicken Sie unter Typ auf Kein Eintrag und wählen Sie bei Bedarf eine Beschreibung aus dem Dropdown-Menü aus.

   Falls nicht vorhanden, können Sie in dem Infofeld manuell eine Beschreibung eingeben, um die Datei besser zuordnen zu können.

5. Medien anzeigen: Nutzen Sie das Dateisymbol oder einen Doppelklick, um eine Vorschau zu öffnen (z. B. Bildanzeige im Popup).

6. Medien entfernen: Markieren Sie einen Eintrag und klicken Sie auf Entfernen, um die Datei aus der Liste zu löschen.

7. Speichern Als: Lokale Sicherung von Cloud-Daten.Ermöglicht den Download eines ausgewählten Mediums direkt aus dem Cloud-Speicher auf den lokalen Rechner.

8. Speichern: Vergessen Sie nicht, Ihre Änderungen zu speichern, damit die Medien dem Einsatzbericht dauerhaft zugeordnet bleiben.

Best Practice:

Hinterlegen Sie zu jedem Medium eine aussagekräftige Beschreibung (z. B. „Foto – Wohnungsbrand, Einsatzstelle Rückseite, 07.12.2021“). So können Medien später leichter gefunden und korrekt zugeordnet werden. Nutzen Sie die Vorschaufunktion, um die Qualität und Relevanz der Datei vor dem Speichern zu prüfen.

Was tun, wenn...

• ...eine Datei nicht hochgeladen werden kann?
  Prüfen Sie, ob das Dateiformat unterstützt wird (z. B. JPG, PNG, PDF). Kontrollieren Sie die Dateigröße und die Netzwerkverbindung.

• ...ein Medium versehentlich gelöscht wurde?
  Nutzen Sie ggf. die Funktion „Verlauf“ oder wenden Sie sich an die Administration, um gelöschte Dateien wiederherzustellen.

• ...die Vorschau nicht funktioniert?
  Stellen Sie sicher, dass das Medium nicht beschädigt ist und ein unterstütztes Format vorliegt. Prüfen Sie die Einstellungen Ihres Browsers oder Viewers.

Automatischer Verfügbarkeitscheck des Medienspeichers

Das System prüft die Erreichbarkeit und Funktionsfähigkeit des Medienspeichers automatisch:

• Aktionsbezogen: Bei Hochladen, Herunterladen, Löschen und Öffnen von Dateien.

• Hintergrundprüfung: Zusätzlich in regelmäßigen Abständen (ca. alle 20–30 Sekunden).

• Testablauf: Es wird eine Testdatei angelegt, anschließend ausgelesen (inklusive Inhaltsvergleich) und danach gelöscht.

• Fehleranzeige: Schlägt der Check fehl, erscheint unten links in der Statusleiste eine Meldung.

Medienspeicher deaktiviert

Dieser Hinweis signalisiert ein kritisches Problem in der Konfiguration der Dateiablage, das zu Datenverlust führen kann, da kein Speicherort definiert ist.

Das Problem

Wenn Sie diese Meldung sehen, ist kein Speicherort für Ihre Medien und Dokumente festgelegt.

Das bedeutet:

• Sie können keine Dateien hochladen

• Hochgeladene Dateien gehen möglicherweise verloren

• Das System weiß nicht, wo Dateien gespeichert werden sollen

Wann der Hinweis erscheint:

• Ort: Der Hinweis "Medienspeicher deaktiviert" erscheint unten links im Formular, wenn Sie die Einsatznachbearbeitung öffnen.

Lösung durch Administrator

Was der Administrator tun muss

Der Administrator muss einen Medienspeicherort konfigurieren.

Dateisystem konfigurieren

Schritte:

1. Netzwerkfreigabe einrichten (z. B. \\Server\Medien\)

2. Berechtigungen setzen (Lese-/Schreibrechte)

3. Speicherort im System hinterlegen

4. Konfiguration testen

Häufige Fragen

Kann ich das Problem selbst beheben?

Nein. Die Konfiguration erfordert Administratorrechte und technisches Wissen.

Sind meine bisherigen Dateien weg?

Nein. Bereits gespeicherte Dateien sind normalerweise noch vorhanden – nur vorübergehend nicht erreichbar.

Ausnahme: Wenn Sie während der Fehlermeldung Dateien hochgeladen haben, könnten diese verloren sein.

Wie dringend ist das Problem?

Sehr dringend!

Merke: Dieses Problem erfordert sofortiges Handeln durch den Administrator!

Was können Sie tun?

Dialog aufrufen

Sie können durch Anklicken des gelb hinterlegten Ausrufezeichens den Dialog "Ungültige Medienspeicher-Konfiguration" aufrufen.

Wichtig: Dieser Dialog zeigt nur das Problem – Sie können es nicht selbst beheben!

Aufgrund des kritischen Konfigurationsmangels und der Gefahr von Datenverlust wenden Sie sich umgehend an:

• Ihren Administrator (IT-Abteilung)

• Oder an das Lis Support-Team

Wann Lis Support kontaktieren:

• Ihr interner Administrator ist nicht erreichbar

• Das Problem tritt nach einem Update auf

• Ihr Administrator benötigt Unterstützung

Bis zur Lösung

Was Sie NICHT tun sollten:

• Keine Dateien hochladen – sie gehen verloren!

• Nicht ignorieren – das Problem löst sich nicht von selbst!

• Nicht selbst konfigurieren – erfordert Administratorrechte!

Was Sie tun können:

• Kollegen informieren – niemand soll Dateien hochladen

• Alternative nutzen – Dokumente vorübergehend lokal speichern

• Nachfassen – Administrator an Dringlichkeit erinnern

Typische Meldungen bei fehlendem Medienserver

Wenn kein Medienserver beziehungsweise kein BLOB-Storage-Provider konfiguriert ist, können folgende Meldungen erscheinen:

Abbildung: Statusleistenhinweis bei fehlender Medienserver-Konfiguration.

• Statusleiste unten links:

• Medienspeicher deaktiviert

• Medienserver-Fehler

• Hinweisfenster:

• Medienserver-Verbindung gestört

• Das Hinzufügen und Holen von Dateien ist derzeit nicht möglich.

• Gemeldeter Fehler: No BLOB Storage provider was used! At least one provider must be configured to be able to use the BLOB Storing System.

• Dialog „Datei öffnen“:

Abbildung: Fehlerdialog beim Öffnen oder Hinzufügen von Medien ohne aktiven BLOB-Storage-Provider.

• Beim Öffnen der Datei ist ein unerwarteter Fehler aufgetreten.

• Blob store is not healthy: No BLOB Storage provider was used! At least one provider must be configured to be able to use the BLOB Storing System.

Troubleshooting bei Medienserver-Fehlern

Sofortmaßnahmen für Anwender

• Keine Uploads durchführen, bis der Fehler behoben ist.

• Bereits ausgewählte Dateiaktionen (Öffnen, Herunterladen, Löschen) abbrechen und nicht mehrfach wiederholen.

• Meldungstext und Uhrzeit notieren und an die Administration weitergeben.

• Falls notwendig, Dokumente vorübergehend lokal in einem definierten Übergangsordner sichern.

Medienserver (Objektspeicher) (optional)

Der Medienserver bietet eine zentrale, dateiunabhängige Alternative zum standardmäßigen dateibasierten Medienspeicher (z. B. eine Netzwerkfreigabe).

Was ist ein Medienserver?

Standard: Dateibasierter Speicher

Normalerweise werden Ihre Medien (Fotos, PDFs, Dokumente) in einem Ordner auf einem Server gespeichert – wie auf Ihrem Computer oder in einer Netzwerkfreigabe.

Beispiel:

\Server\Medien\Personal\Hans_Mueller\Vertrag.pdf

\Server\Medien\Dienste\Einsatz_2025\Foto1.jpg

Alternative: (Medienserver)

Ein Medienserver funktioniert anders: Die Dateien werden nicht in Ordnern abgelegt, sondern als einzelne Objekte in einer Datenbank verwaltet.

Vorteile:

• Bessere Zugriffskontrolle

• Höhere Sicherheit

• Schnellere Suche

• Skalierbarkeit

Verfügbare Optionen

Sie haben drei Möglichkeiten, wie Sie Ihre Medien speichern:

Option: Dateisystem (Standard)

Wie es funktioniert:

• Medien werden in Ordnern gespeichert

• Wie auf Ihrem Computer oder in einer Netzwerkfreigabe

Vorteile:

• Einfach einzurichten

• Bekannte Funktionsweise

Nachteile:

• Schwierigere Zugriffskontrolle

• Weniger skalierbar

Option: MinIO

Wie es funktioniert:

• MinIO ist eine Software für Objektspeicherung

• Medien werden als Objekte in einer Datenbank verwaltet

Vorteile:

• Open Source (kostenlos)

• Gute Zugriffskontrolle

• Hohe Performance

Option: NetApp

Wie es funktioniert:

• NetApp ist eine professionelle Enterprise-Lösung

• Bietet erweiterte Sicherheits- und Backup-Funktionen

Vorteile:

• Enterprise-Funktionen

• Höchste Sicherheit

• Professioneller Support

Konfiguration und Migration

Wenn Sie vom dateibasierten Speicher auf einen Objektspeicher umsteigen möchten, sind einige Schritte notwendig.

Konfigurationsprüfung

Bevor Sie eine der drei Speichervarianten nutzen, ist eine Konfigurationsprüfung notwendig.

Was wird geprüft:

• Ist die Verbindung zum Speicher erreichbar?

• Sind die Zugangsdaten korrekt?

• Sind die Berechtigungen richtig gesetzt?

• Ist genügend Speicherplatz vorhanden?

Automatische Übernahme

Nach der Installation des Objektspeichers werden alle Medien/Dokumente automatisch übernommen.

Ablauf:

Schritt 1: Objektspeicher installieren und konfigurieren

↓

Schritt 2: System prüft alle vorhandenen Dateien

↓

Schritt 3: Alle Dateien werden automatisch in den Objektspeicher kopiert

↓

Schritt 4: Dateien sind jetzt im Objektspeicher verfügbar

Beispiel:

Manuelle Bereinigung

Die alten Dateien im Dateisystem bleiben zunächst erhalten und müssen manuell entfernt werden.

Warum manuell?

• Sicherheit: Sie können vorher prüfen, ob alles korrekt übernommen wurde

• Backup: Die alten Dateien dienen als Sicherheitskopie

Vorgehen:

1. Prüfen Sie, ob alle Medien im Medienserver verfügbar sind

2. Erstellen Sie ein Backup der alten Dateien

3. Löschen Sie die Dateien im Dateisystem

Wichtig: Löschen Sie die alten Dateien erst, wenn Sie sicher sind, dass alles funktioniert!

Vorteile und Bedienung

Identische Bedienung

Aus Anwendersicht ändert sich nichts!

Für Sie als Benutzer:

• Sie laden Dateien hoch wie gewohnt

• Sie öffnen Dateien wie gewohnt

• Sie löschen Dateien wie gewohnt

Im Hintergrund:

• Das System speichert die Dateien automatisch im Medienserver

• Die zugeordneten Dokumente/Medien werden typisiert

• Alles wird sicher und kontrolliert gespeichert

Beispiel: Dokument hochladen

Mit Dateisystem:

1. Sie klicken auf "Datei hochladen"

2. Sie wählen eine Datei aus

3. Die Datei wird in einen Ordner auf dem Server gespeichert

Mit Medienserver:

1. Sie klicken auf "Datei hochladen" ← genau gleich!

2. Sie wählen eine Datei aus ← genau gleich!

3. Die Datei wird als Objekt im Medienserver gespeichert ← passiert automatisch!

Für Sie macht es keinen Unterschied!

Einsatzgrund: Zugriffskontrolle

Der Hauptgrund für einen Medienserver ist die bessere Zugriffskontrolle.

Problem ohne Medienserver

Wenn alle Dateien in einem Ordner liegen, kann jeder mit Zugriff alle Dateien sehen.

Beispiel:

\Server\Medien\Fotos
├── Hans_Mueller
│ ├── .pdf │ └── Gehaltsabrechnung.pdf

Medienserver / Objektspeicher (optional)

Der Medienserver ist eine moderne, zentrale Lösung für die Ablage und Verwaltung von Einsatzmedien (z. B. Fotos, Dokumente, Videos). Er ersetzt oder ergänzt das klassische Dateisystem und bietet viele Vorteile für die Einsatznachbearbeitung.

• Keine feingranulare Rechtevergabe möglich

Was ist ein Medienserver

Statt Medien in klassischen Ordnerstrukturen auf einem Server zu speichern, werden sie beim Medienserver als einzelne Objekte in einer Datenbank verwaltet. Das sorgt für mehr Sicherheit, bessere Kontrolle und eine schnellere Suche.

Vorteile für die Einsatzdokumentation:

• Zentrale, sichere Ablage aller Einsatzmedien

• Präzise Zugriffskontrolle (z. B. nur bestimmte Nutzer sehen bestimmte Medien)

• Schnelle Recherche und Filtermöglichkeiten

• Automatische Sicherung und Versionierung

Speicheroptionen im Überblick

Sie können Medien auf verschiedene Arten speichern:

• Dateisystem (Standard): Medien werden wie gewohnt in Ordnern auf einem Server abgelegt.

• MinIO: Open-Source-Objektspeicher, der Medien als Objekte in einer Datenbank verwaltet.

• NetApp: Professionelle Enterprise-Lösung mit erweiterten Sicherheits- und Backup-Funktionen.

Umstieg und Bedienung

Für Anwender bleibt alles wie gewohnt:

• Medien werden wie bisher hochgeladen, angezeigt und gelöscht.

• Im Hintergrund sorgt das System für die sichere Ablage im Medienserver.

• Die Bedienung im Einsatzbericht ändert sich nicht – Sie nutzen weiterhin die bekannten Buttons und Funktionen.

Best Practice:

Nutzen Sie die Vorteile des Medienservers für eine lückenlose, sichere Einsatzdokumentation. Hinterlegen Sie zu jedem Medium eine Beschreibung und ordnen Sie Medien gezielt Einsatzberichten zu.

Was tun, wenn ...?

• ...Medien nach Umstellung fehlen?
  Prüfen Sie, ob die Migration abgeschlossen ist und alle Medien übernommen wurden. Wenden Sie sich bei Problemen an die Administration.
• ...Sie Medien nicht hochladen können?
  Kontrollieren Sie die Verbindung zum Medienserver und die Dateiberechtigungen. Prüfen Sie, ob das Dateiformat unterstützt wird.
• ...Sie unsicher sind, wo Ihre Medien gespeichert werden?
  Die Speicherart wird vom System/Administrator festgelegt. Im Zweifel hilft ein Blick in die Einstellungen oder Rückfrage beim Support.

Fazit:

Der Medienserver sorgt für eine sichere, nachvollziehbare und komfortable Verwaltung aller Einsatzmedien – ohne Mehraufwand für die Anwender.

Wenn kein Medienspeicher definiert ist, können Ihre wichtigen Dokumente verloren gehen.

Betroffene Dokumente: