Erweiterte Benutzerberechtigungen im Formular HB/UB (optional)
Überblick und Matrix der Berechtigungen
Die nebenstehende Matrix zeigt, welche Aktionen den jeweiligen Rollen im System erlaubt sind. Sie ist die zentrale Entscheidungsgrundlage für die Vergabe und Kontrolle von Berechtigungen.
Best Practice:
Prüfen Sie vor der Rechtevergabe immer die Matrix, um Überschneidungen und Lücken zu vermeiden.
Dokumentieren Sie jede Abweichung von der Standardmatrix nachvollziehbar.
Was passiert, wenn eine Rolle nicht die nötigen Rechte hat?
Die betroffenen Nutzer sehen ausgegraute Felder oder erhalten eine Fehlermeldung („Keine Berechtigung zum Öffnen/Bearbeiten“).
Wichtige Bearbeitungsschritte können nicht abgeschlossen werden.
Alternativszenarien:
Wenn ein Nutzer eine Aufgabe nicht durchführen kann, prüfen Sie, ob eine temporäre Rechteerweiterung sinnvoll ist oder ob die Aufgabe an eine berechtigte Person delegiert werden sollte.
Überlegen Sie, ob die Matrix angepasst werden muss, falls sich die Anforderungen dauerhaft ändern.
Erweiterte Benutzerrechte ermöglichen eine differenzierte Steuerung der Bearbeitungs- und Sichtbarkeitsrechte in Einsatzberichten. Diese Rechte können im Systemprogramm oder in den Stammdaten basierend auf verschiedenen Regeln konfiguriert und den jeweiligen Benutzerrollen zugeordnet werden.
Verwaltung der erweiterten Berechtigungen:
Die Konfiguration erfolgt in einem separaten Verwaltungsbereich. Administratoren können dort Rechte gezielt anpassen und Benutzerrollen flexibel steuern.
Beispielhafte Berechtigungen: Rolle BF
Im System erhält die Berufsfeuerwehr (BF) gezielt erweiterte Rechte. Sie darf den eigenen Unterbericht bearbeiten und den Unterbericht der Freiwilligen Feuerwehr (FF) lesen. Das folgende Beispiel zeigt, wie sich diese Rechte im Arbeitsalltag auswirken.
Best Practice:
Weisen Sie Bearbeitungsrechte immer nur für die eigene Organisationseinheit zu.
Prüfen Sie regelmäßig, ob Leserechte für fremde Unterberichte wirklich notwendig sind.
Was passiert, wenn ein Nutzer keine Bearbeitungsrechte für einen Unterbericht hat?
Die Option „
Unterbericht bearbeiten“ ist ausgegraut oder nicht auswählbar (siehe Screenshot).Es erscheint ein Hinweisdialog („
Keine Berechtigung zum Öffnen/Bearbeiten“).Die Daten bleiben vor unberechtigtem Zugriff geschützt.
Alternativszenarien:
Wenn ein berechtigter Nutzer abwesend ist, kann eine temporäre Rechteerweiterung durch den Administrator erfolgen.
Aufgaben können an eine Person mit den nötigen Rechten delegiert werden.
Im Beispiel sind die Stadt Musterhausen Feuerwehr (BF) und die Feuerwache Kilver (FF) beteiligt. Die Matrix und die Benutzeroberfläche machen die Rechtevergabe transparent und nachvollziehbar.
Praxisbeispiel: Rechte und Auswirkungen im Detail
Einsatzbericht: Stadt Musterhausen Feuerwehr und Feuerwache Rödinghausen (FF)
Beteiligte Einheiten:
Stadt Musterhausen Feuerwehr (BF)
Feuerwache Rödinghausen (FF)
Szenario:
Ein BF-Benutzer möchte den Unterbericht der Feuerwache Rödinghausen bearbeiten.
Ablauf:
Der Nutzer wählt den Unterbericht „
Feuerwache Rödinghausen“ aus und klickt auf „Fertig stellen“.Das System prüft die Berechtigungen.
Es erscheint ein Dialog: „
Formular konnte nicht geöffnet werden. Keine Berechtigung zum Öffnen des Berichts.“
Was passiert, wenn keine Bearbeitungsrechte vorhanden sind?
Die Option ist ausgegraut oder führt zu einer Fehlermeldung (siehe Screenshot).
Die Bearbeitung ist nicht möglich, alle relevanten Felder bleiben gesperrt.
Ursache:
Hier im Beispiel hat der angemeldete BF-Nutzer zwar Leserechte für den Unterbericht der Feuerwache Kilver, aber keine Bearbeitungsrechte. Personen, Fahrzeuge und Orga-Einheiten können nicht hinzugefügt oder geändert werden.
Best Practice:
Prüfen Sie vor dem Abschluss, ob die Rechtevergabe für alle Unterberichte korrekt ist.
Kommunizieren Sie Rechtebeschränkungen klar an die Nutzer, um Frust zu vermeiden.
Alternativszenarien:
Bei berechtigtem Bedarf kann der Administrator temporär Bearbeitungsrechte vergeben.
Aufgaben können an einen Nutzer mit passenden Rechten delegiert werden.
Zugriff auf Unterbericht der BF:
Der als BF angemeldete Nutzer hat vollständige Berechtigungen zur Bearbeitung des eigenen Unterberichts. Er kann alle relevanten Felder einsehen und ändern, darunter die Zuweisung von Personen und Fahrzeugen sowie die Ergänzung weiterer Daten.
Diese Berechtigungen gelten ausschließlich für Berichte der eigenen Einheit (BF), sodass der Nutzer innerhalb dieses Bereichs uneingeschränkt arbeiten kann.
Best Practice:
Bearbeitungsrechte immer nur für die eigene Organisationseinheit vergeben.
Regelmäßig prüfen, ob Leserechte für fremde Unterberichte notwendig sind.
Was passiert, wenn keine Berechtigung für andere Einheiten vorhanden ist?
Die Bearbeitung anderer Unterberichte ist nicht möglich, alle relevanten Felder bleiben gesperrt.
Die Option „
Unterbericht bearbeiten“ ist ausgegraut oder nicht auswählbar.Es erscheint ggf. ein Hinweisdialog („
Keine Berechtigung zum Öffnen/Bearbeiten“).
Alternativszenarien:
Bei berechtigtem Bedarf kann der Administrator temporär Bearbeitungsrechte vergeben.
Aufgaben können an einen Nutzer mit passenden Rechten delegiert werden.
Erklärung:
Die Rolle BF hat spezifische Berechtigungen, die es ihr erlauben, nur eigene Unterberichte zu bearbeiten. Diese Regelung stellt sicher, dass nur autorisierte Benutzer Berichte von Einheiten bearbeiten können, zu denen sie selbst gehören.
Durch diese strikte Kontrolle der Berechtigungen wird die Integrität der Einsatzberichte gewahrt und unberechtigter Zugriff verhindert.