Grundlagen der Berichtsbearbeitung

Diese Sektion beschreibt die grundlegendsten Aufgaben, denen Sie begegnen könnten, wenn Sie eine Berichtsbearbeitung im Report Designer vornehmen wollen.

Folgende Dokumente sind in dieser Sektion verfügbar:

Fundament der Berichtsbearbeitung

Speichern des aktuellen Layouts vor dem Modifizieren:

• Bevor Sie Änderungen am Bericht vornehmen, ist es ratsam, das aktuelle Layout zu speichern.

• Verwenden Sie die Option Speichern unter oder, um eine Kopie des Berichts mit dem aktuellen Layout zu erstellen.

• Dadurch können Sie später auf das ursprüngliche Layout zurückgreifen, falls benötigt.

Manuelles Aktualisieren der Berichtsausgabe:

• Nachdem Sie Änderungen am Layout vorgenommen haben, können Sie die Berichtsausgabe manuell aktualisieren.

• Suchen Sie nach einer Schaltfläche oder Option wie Aktualisieren oder Bericht neu rendern, um die Änderungen anzuwenden und die aktuelle Ausgabe zu sehen.

Ändern des Layouts der einzelnen Berichtselemente:

• Wählen Sie das gewünschte Berichtselement aus, das Sie ändern möchten (z. B. Textfeld, Diagramm, Tabelle).

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element oder suchen Sie nach Optionen wie Eigenschaften oder Format.

• Hier können Sie das Layout des Elements anpassen, z. B. Größe, Position, Ausrichtung.

Ändern von Schriftart und -farbe der Berichtselemente:

• Wählen Sie das entsprechende Berichtselement aus.

• Suchen Sie nach Optionen wie Schriftart, Schriftgröße, Schriftfarbe oder Textformatierung.

• Ändern Sie die Schriftart, -größe und -farbe nach Ihren Vorlieben oder dem gewünschten Berichtsstil.

Löschen von Berichtselementen:

• Um ein Berichtselement zu löschen, wählen Sie es aus.

• Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Element oder suchen Sie nach einer Löschen-Option.

• Bestätigen Sie die Löschung des Elements.

Bereitstellen von Daten

Hinzufügen oder Modifizieren von statischen Informationen im Bericht:

• Statische Informationen sind Texte, die unabhängig von Datenbanken sind, z. B. Berichtstitel, Beschreibungen, Anmerkungen.

• Klicken Sie auf das Textfeld-Werkzeug und ziehen Sie es in den Berichtsbereich.

• Geben Sie den gewünschten statischen Text ein, z. B. Bericht erstellt von [Ihr Name].

Anzeige von Werten aus der Datenbank (Binden von Berichtselementen zu Daten):

• Verwenden Sie Datenquellen, um Berichtselemente an Datenbanken zu binden.

• Klicken Sie auf das gewünschte Berichtselement (z. B. Textfeld, Tabelle).

• Suchen Sie nach einer Option wie Datenquelle oder Datenfeld.

• Wählen Sie das entsprechende Datenfeld aus der Datenbank, das Sie anzeigen möchten.

Nutzen von Mailverschmelzung bei Berichtselementen:

• Mailverschmelzung (auch als Serienbrief bekannt) ermöglicht es, Berichtsinformationen für jeden Datensatz individuell anzupassen.

• Verwenden Sie ein Textfeld oder ein anderes Element, das wiederholt wird (z. B. eine Tabelle).

• Binden Sie die Felder an entsprechende Datenquellen.

• Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenquelle mehrere Datensätze enthält.

• Beim Drucken oder Exportieren wird für jeden Datensatz im Bericht eine separate Kopie erzeugt.

Hinzufügen kalkulierter Felder in einen Bericht:

• Kalkulierte Felder sind Felder, die aus anderen Feldern oder Datenquellen berechnet werden.

• Klicken Sie auf das gewünschte Berichtselement (z. B. Textfeld).

• Suchen Sie nach einer Option wie Ausdruck oder Formel.

• Geben Sie die Formel für das kalkulierte Feld ein, z. B. Summe von [Feld1] und [Feld2].

Hinzufügen von Parametern in einen Bericht:

• Parameter ermöglichen es Benutzern, Daten im Bericht zu filtern oder anzupassen.

• Klicken Sie auf Parameter hinzufügen oder suchen Sie nach einer Option wie Parameter.

• Definieren Sie die Parameter, z. B. Datum von und Datum bis.

• Binden Sie diese Parameter an Ihre Datenquelle oder an Berichtselemente, um die Ergebnisse zu filtern.

Daten Repräsentation

Ändern der Wertformatierung von Berichtselementen:

• Klicken Sie auf das gewünschte Berichtselement (z. B. Textfeld).

• Suchen Sie nach einer Option wie Format oder Wertformatierung.

• Wählen Sie das gewünschte Format aus, z. B. Währung, Prozent, Datum.

• Passen Sie die spezifischen Formatierungsparameter an, z. B. Anzahl der Dezimalstellen.

Ändern oder Verwenden von Datensortierung in einem Bericht:

• Für Tabellen oder Listen können Sie die Sortierung nach bestimmten Spalten festlegen:

• Klicken Sie auf den Spaltenkopf.

• Suchen Sie nach einer Option wie Sortierung oder Aufsteigend/Absteigend.

• Für andere Berichtselemente wie Diagramme:

• Suchen Sie nach einer Option wie Daten sortieren oder Sortierung.

• Legen Sie die Sortierreihenfolge fest, z. B. nach Umsatz absteigend.

Ändern oder Verwenden von Filtern in einem Bericht:

• Filter ermöglichen es, die angezeigten Datensätze zu beschränken:

• Klicken Sie auf das Berichtselement oder die Datenquelle, die Sie filtern möchten.

• Suchen Sie nach einer Option wie Filter oder Daten filtern.

• Definieren Sie die Filterkriterien, z. B. Datum größer als [Datum].

• Verwenden von Parametern als dynamische Filter:

• Erstellen Sie Parameter für die Filterkriterien, z. B. Umsatz größer als.

• Binden Sie die Parameter an die Filterbedingungen, um dynamische Filter zu erstellen.

Ändern oder Verwenden von Datengruppierungen in einem Bericht:

• Datengruppierungen helfen dabei, Daten nach bestimmten Kategorien zu gruppieren:

• Klicken Sie auf das Berichtselement, das gruppiert werden soll, z. B. Tabelle.

• Suchen Sie nach einer Option wie Gruppieren oder Datengruppe hinzufügen.

• Definieren Sie die Gruppierungsbedingungen, z. B. nach Produktkategorie.

• Gruppen können auch mit Summen oder anderen Aggregatfunktionen verbunden werden:

• Definieren Sie, wie die Daten innerhalb jeder Gruppe aggregiert werden sollen, z. B. Summe von Umsatz.

Zusätzliche Funktionen

Hinzufügen von Summen in einem Bericht:

• Summen helfen dabei, aggregierte Informationen darzustellen, z. B. Gesamtumsatz, durchschnittliche Verkaufsmenge.

• Für Tabellen oder Listen:

  • Wählen Sie die gewünschten Felder, für die Sie Summen anzeigen möchten.

  • Klicken Sie auf das Summen oder Aggregatfunktionen Werkzeug.

  • Wählen Sie die Art der Summe, z. B. Gesamtsumme, Durchschnitt.

• Für andere Berichtselemente:

  • Fügen Sie ein neues Textfeld hinzu.

  • Verwenden Sie eine Formel, um die Summe der relevanten Daten zu berechnen, z. B. =SUM([Umsatz]).

Hinzufügen von Seitenzahlen und Systeminformationen in einem Bericht:

• Seitenzahlen und Systeminformationen sind nützlich für die Navigation und Referenzierung von Berichten.

• Seitenzahlen:

  • Fügen Sie ein Textfeld hinzu und verwenden Sie die Funktion für Seitenzahlen.

  • Diese Funktion variiert je nach dem verwendeten Report Designer.

• Systeminformationen (Datum, Zeit, Benutzer):

  • Erstellen Sie Textfelder für jedes gewünschte Systemdatum oder Systeminformation.

  • Verwenden Sie entsprechende Funktionen oder Variablen für Datum, Zeit und Benutzerinformationen.

Erstellen oder Modifizieren von Wasserzeichen in einem Bericht:

• Wasserzeichen dienen dazu, den Bericht zu kennzeichnen oder bestimmte Informationen hervorzuheben, z. B. Entwurf, Vertraulich.

• Textbasiertes Wasserzeichen:

  • Fügen Sie ein Textfeld hinzu und geben Sie den Text für das Wasserzeichen ein.

  • Stellen Sie die Transparenz oder Farbe des Textfelds ein, um es als Wasserzeichen zu kennzeichnen.

• Bildbasiertes Wasserzeichen:

  • Fügen Sie ein Bild hinzu, das als Wasserzeichen dienen soll.

  • Stellen Sie die Transparenz des Bildes ein, um es als Wasserzeichen zu verwenden.

  • Positionieren Sie das Wasserzeichen auf jeder Seite des Berichts.

Beispiel:

Angenommen, Sie möchten einen Verkaufsbericht mit zusätzlichen Funktionen erstellen:

Hinzufügen von Summen:

• In einer Tabelle fügen Sie Summen für Umsatz und Verkaufsmenge hinzu, um die Gesamtsummen darzustellen.

• Verwenden Sie die Summenfunktion für die relevanten Felder.

Hinzufügen von Seitenzahlen:

• Fügen Sie ein Textfeld hinzu und verwenden Sie die Funktion für Seitenzahlen.

• Platzieren Sie das Textfeld am unteren Rand des Berichts.

Hinzufügen von Systeminformationen:

• Erstellen Sie Textfelder für das aktuelle Datum und den aktuellen Benutzer.

• Verwenden Sie die entsprechenden Funktionen oder Variablen für Datum und Benutzer.

Erstellen von Wasserzeichen:

• Fügen Sie ein Textfeld mit dem Wasserzeichen Entwurf hinzu.

• Stellen Sie die Transparenz des Textfelds ein, damit es im Hintergrund sichtbar ist.

• Platzieren Sie das Wasserzeichen diagonal über den Berichtsinhalt.

Durch das Hinzufügen dieser zusätzlichen Funktionen können Sie Ihren Bericht professioneller gestalten und wichtige Informationen wie Summen, Seitenzahlen und Wasserzeichen hervorheben.