Medienserver / Objektspeicher (Optional)

Neben dem standardmäßigen dateibasierten Medienspeicher (z. B. eine Netzwerkfreigabe) steht Ihnen optional ein Objektspeicher zur zentralen, dateiunabhängigen Medienspeicherung zur Verfügung – der Medienserver MinIO/NetApp.

Bevor Sie eine der beiden Varianten nutzen, ist eine Konfigurationsprüfung notwendig. Beide Speichertypen, sowohl der standardbasierte Medienspeicher als auch der optionale Objektspeicher, müssen entsprechend konfiguriert werden.

Nach der Installation des Medienservers werden alle Medien/Dokumente, die im Dateisystem abgelegt werden, automatisch in den Medienserver übernommen. Dateibasierte Dokumente müssen dabei manuell entfernt werden.

Aus Anwendersicht bleibt die Bedienung für die Ablage von Medien identisch. Die zugeordneten Dokumente/Medien werden typisiert und entsprechend in den Medienserver übertragen.

Der Einsatz des Medienservers ist beispielsweise sinnvoll, wenn bestimmte Personengruppen nur auf ausgewählte Dokumente zugreifen dürfen (z. B. ein Gruppenführer darf nur Dokumente/Medien seiner zugeordneten Personen sehen).

Hinweis: Im Standard ändert sich die Konfiguration für das „alte“ Dateisystem.

Löschen von Mediendateien nach dem Import auf einen Medienserver

Dieses Dokument beschreibt den Prozess zum Löschen einer Mediendatei aus dem Quellverzeichnis, nachdem diese erfolgreich in das Medienserver-System importiert wurde. Das Löschen der Originaldatei ist eine optionale, aber empfohlene Maßnahme, um Redundanzen zu vermeiden und Speicherplatz auf dem lokalen System freizugeben.

Voraussetzungen:

• Eine Mediendatei wurde erfolgreich in das Medienserver-System importiert.

• Der Benutzer verfügt über die notwendigen Berechtigungen, um Dateien im Quellverzeichnis zu löschen.

• Der Benutzer hat die Bestätigung über den erfolgreichen Import erhalten (siehe Abbildung).

Prozessbeschreibung:

• Nachdem eine Mediendatei in das System importiert wurde, erscheint ein Bestätigungsfenster mit der Meldung Datei erfolgreich importiert (siehe Abbildung). Dieses Fenster informiert den Benutzer darüber, dass die Datei erfolgreich in den Medienserver übertragen wurde.

• Das Bestätigungsfenster enthält auch die Frage: Möchten Sie die Originaldatei in den Papierkorb verschieben?

• Option Ja (Empfohlen):

• Wählen Sie diese Option, um die Originaldatei (z.B. Einsatzbericht.png im Pfad C:\Users[Name]\Desktop) vom lokalen System in den Papierkorb zu verschieben.

Vorteile: Dies verhindert Datenredundanz, gibt Speicherplatz auf dem lokalen Laufwerk frei und stellt sicher, dass nur die im Medienserver verwaltete Version der Datei aktuell ist. Die Datei befindet sich zunächst im Papierkorb und kann bei Bedarf wiederhergestellt werden.

• Option Nein:

• Wählen Sie diese Option, um die Originaldatei auf dem lokalen System zu behalten.

Hinweis: Dies kann zu doppelten Dateien führen und Speicherplatz unnötig belegen. Stellen Sie sicher, dass Sie einen klaren Grund haben, die Originaldatei beizubehalten, z.B. für lokale Sicherungen oder weitere Bearbeitungen, die nicht über das Medienserver-System erfolgen sollen.

• Option Abbrechen:

Diese Option schließt das Bestätigungsfenster, ohne eine Aktion bezüglich der Originaldatei durchzuführen. Die Originaldatei verbleibt in diesem Fall auf dem lokalen System.

Nach dem Löschen (oder Behalten):

Unabhängig von der gewählten Option bezüglich der Originaldatei auf dem lokalen System ist die Mediendatei nun erfolgreich im Medienserver-System gespeichert und kann dort verwaltet und abgerufen werden.

Medienspeicher deaktiviert

Situation und Fehlermeldung:

• Das System ist gestartet und die Benutzeroberfläche ist zugänglich.

• Ein Benutzer hat ein LIS-Verzeichnis (ein Dateiverzeichnis oder eine Liste im System) geöffnet.

• Im geöffneten Formular (unten links) erscheint der Hinweis Medienspeicher deaktiviert.

Situation und Fehlermeldung:

Sie sehen unten links im Formular den Hinweis, dass die Medienspeicher-Funktion deaktiviert ist, und können über das gelb hinterlegte Ausrufezeichen-Symbol den Dialog Ungültige Medienspeicher-Konfiguration aufrufen.

Dieser Dialog oder der Status des Systems zeigt an, dass derzeit Medienspeicher definiert wurde oder die vorhandene Definition fehlerhaft ist.

Risiko von Datenverlust:

Das Fehlen einer korrekten Definition des Medienablageorts oder eines funktionierenden Medienservers bedeutet, dass neu hochgeladene oder importierte Mediendateien nicht zentral und dauerhaft gespeichert werden können.

• Dies führt dazu, dass die Medien lediglich auf dem lokalen Rechner des Benutzers verbleiben.

• Dies birgt ein erhebliches Risiko für Datenverlust, da die Dateien bei einem Problem mit dem lokalen Rechner (z.B. Festplattendefekt, Neuinstallation, Geräteverlust) unwiederbringlich verloren gehen können und nicht durch zentrale Sicherungsmechanismen geschützt sind.

Angesichts dieses Konfigurationsproblems und des Risikos von Datenverlust wird dringend empfohlen, sofort Maßnahmen zu ergreifen:

Kontaktieren Sie Ihren Administrator:

Bei diesem Hinweis wenden Sie sich an Ihren Administrator. Der Administrator verfügt über die notwendigen Berechtigungen und das Fachwissen, um serverseitige Konfigurationen zu überprüfen und anzupassen. Er kann den korrekten Medienablageort definieren, Berechtigungsprobleme beheben oder den Medienserver aktivieren und korrekt einrichten.

Kontaktieren Sie das Lis Support-Team:

Sollte kein interner Administrator verfügbar sein oder der Administrator das Problem nicht eigenständig lösen können, kontaktieren Sie bitte das Lis Support-Team. Das Support-Team kann aus der Ferne weitere Diagnosen durchführen, auf tiefere Systemkonfigurationen zugreifen und Sie bei der Einrichtung oder Behebung der Probleme unterstützen.

Ziel der Anpassung:

Das Ziel der Kontaktaufnahme ist es, die Medienspeicher-Konfiguration entsprechend Ihren Anforderungen anzupassen, sodass Mediendateien zukünftig korrekt, zentral und sicher gespeichert werden können. Eine korrekte Konfiguration gewährleistet die Datenintegrität und die volle Funktionalität des Systems im Umgang mit Medien.